¿Cómo generar eventos de recepción de Factura electrónica?

Para generar eventos de recepción de factura electrónica siga los pasos a continuación:

1. Primer evento: acuse de recibo de la factura

Este evento es obligatorio y va a cargo del cliente, el cual debe notificar a la DIAN sobre la recepción exitosa de la factura. Este evento no tiene un tiempo límite de generación según la norma. Se genera un XML de respuesta. 

1. Hacer clic en el link azul Descargar facturas y luego haz clic en el botón Actualizar para ver lo que hay de nuevo en el correo.

2. Se mostrará el documento cargado en caso de que exista en el correo electrónico.

3. Hacer clic en el Botón Acuse de Recibo. 

4. Ingresar la información de la ventana popUp.

5. Cuando se tenga ingresada la información en la ventana PopUp hacer clic en el botón Enviar.

📌 Nota: el botón enviar confirma la factura ante la DIAN, envía el evento a la DIAN y envía el correo electrónico al proveedor informando sobre el evento.

2. Segundo evento: recibo del bien o prestación de servicio

Evento obligatorio que corresponde a la confirmación, constancia de recibo electrónico de la mercancía o de la prestación del servicio, que hace parte integral de la factura electrónica de venta. Este evento no tiene un tiempo límite de generación según la norma. Se genera un XML de respuesta. 

Para generar evento Recibo del bien y/o prestación del servicio seguir los pasos a continuación:

1. Hacer clic en el Botón Recibo bien/servicio. 

2. Ingresar la información de la ventana popUp y hacer clic en el botón Enviar.

3. Tercer evento: aceptación expresa

Evento opcional donde el adquiriente debe aceptar de manera expresa el documento, este evento confirma al emisor la aceptación de la factura, por lo tanto, no se debe cambiar nada de lo ya acordado y este se comprobará con el documento electrónico del evento correspondiente. Para este evento se cuenta con tres (3) días hábiles después de haber notificado el evento de recibido de bienes o prestación de servicios, por el cual se compromete a realizar el pago de la factura de venta electrónica que adquirió, sin poder aplicar reclamo, ni tampoco podrá expedirse notas crédito o débito asociados al documento aceptado.

Para generar evento Envío reclamo de la factura electrónica de venta o aceptación expresa seguir los pasos a continuación:

1. Hacer clic en el Botón Aceptación expresa, pero antes revisar que el estado cliente se encuentre Enviado recepción B/S. 

4. Cuarto evento: reclamo

Evento opcional. Se puede presentar reclamo de la factura de venta electrónica al emisor por alguna inconsistencia, manifestando que no se encuentra de acuerdo con la operación registrada en la factura electrónica. Este evento debe generarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio. Al generar un reclamo impedirá que se pueda hacer el evento de aceptación expresa o la aceptación tácita, al iniciar el reclamo el emisor deberá generar un documento electrónico, sea nota crédito o una nota débito al adquiriente.

Para generar evento reclamo de la factura electrónica de venta seguir los pasos a continuación:

1. Hacer clic en el Botón Reclamo factura y seleccionar el concepto de reclamo que requiera y hacer clic en el botón Enviar.

📌 Nota: solo están estos conceptos entregados por la DIAN.

1. Documento con inconsistencias.

2. Mercancía no entregada totalmente.

3. Mercancía no entregada parcialmente.

4. Servicio no prestado.

🚨 ¡Importante! Los únicos eventos obligatorios son:

1. Acuse de recibo de la Factura electrónica de venta
2. Recibo del bien y/o prestación del servicio.

Generado estos 2 eventos, las facturas ya cumplen con los requisitos estipulados en el anexo y pueden ser utilizadas para reportar impuestos ante la DIAN.