¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica y la digital son medios de identificación personal que se asemejan a la clásica firma manuscrita. La diferencia es que las firmas manuscritas (las que se plasman en papel) se vinculan a un soporte físico, las firmas electrónicas y digitales son un medio de identificación digital respecto de un mensaje de datos. 

El Decreto 2364 de 2012 establece que toda persona se puede identificar en relación a un mensaje de datos que utilice códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, siempre y cuando sea fiable y adecuada en cuanto a los fines para los que se utilizan.

El mensaje de datos es toda información que se genera, envía, reciba, almacena o comunica por medios electrónicos, ópticos o similares. Por ejemplo, mensajes de correo electrónico, SMS o los mensajes que enviamos por WhatsApp o Telegram.

Legalmente la firma digital goza de una presunción legal de no repudio. Esto significa que cuando alguien fija un mensaje de datos, se presume que el suscriptor tiene la intención de acreditar ese mensaje de datos y de vincularse con su contenido, ademas, el mensaje no se ha alterado desde que se creo, envío, recibió y almacenó.

Cuando se firma un documento con la firma digital, tenemos la garantía de que consideramos el documento íntegro, es decir, que no hemos modificado ni alterado su contenido desde su creación y transmisión, y que el receptor tampoco puede modificarlo.Todo este respaldo lo brinda la entidad de certificación digital, previamente acreditada por el ONAC.

Podemos decir que la firma digital es un tipo de firma electrónica, pero más robusta y segura. Entonces es importante aclarar que toda firma digital es firma electrónica, pero no toda firma electrónica es firma digital.

¿Dónde se puede crear?

Esta firma la puede crear y emitir cualquier persona natural o jurídica, incluidas las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación -ONAC-.

En caso de repudio, es decir, en caso de que haya duda sobre si esa firma electrónica realmente corresponde a una persona, la entidad junto con su proveedor de firma deberá probar en sede judicial, mediante perito experto, la confiabilidad y apropiabilidad del mecanismo de firma.

Por otro lado están las firmas electrónicas “certificadas”. Estas, a diferencia de las anteriores, las emiten únicamente entidades de certificación digital la cual garantizarán su confiabilidad y apropiabilidad en tanto dicho proceso de creación y emisión está acreditado por la ONAC, lo que conlleva una auditoría robusta en materia de seguridad técnica y jurídica. Se garantiza la idoneidad del mecanismo. 

¿El uso de la firma digital es obligatorio?

El uso de la firma digital es obligatorio en la factura electrónica y debe aplicar, además de la factura electrónica, para otros títulos valores electrónicos como pagarés, letras etc. De lo contrario, la facultad de repudio del título será posible, generando inseguridad jurídica.

Un título valor electrónico no debe estar sujeto a repudio si existen mecanismos técnicos como la firma digital que garantizan su autenticidad e integridad y le generan una presunción legal de no repudio.

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El uso de la firma digital en la factura electrónica es obligatorio y su proceso de adquisición varía dependiendo a través de quién factura, según las siguientes opciones:

1. Directamente el obligado a facturar desarrolla su plataforma de facturación electrónica. En este caso el obligado a facturar deberá adquirir e integrar la firma digital a través de una Entidad de Certificación Digital.

📝 NotaLG: Libre Gestión no es  proveedor Tecnológico y no está autorizado para emitir firmas electrónicas, por lo tanto, el usuario deberá tramitar y crear su firma electrónica con una Entidad de Certificación Digital que te podemos recomendar.

¿Cómo solicitarla en Libre Gestión?

1. Para solicitar la creación de la firma electrónica haz clic en 👉 Comprar Firma Electrónica o en nuestra página web, dirígete al menú principal ve a la pestaña Ayuda, haz clic en Comprar Firma Electrónica, este enlace te llevará al canal de Whatsaap donde te brindaran más información.

2. Esta firma, se factura a través de un Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN. Usualmente, el Proveedor Tecnológico ya está integrado con una Entidad de Certificación Digital que suministra la firma digital y simplemente le pide al obligado a facturar que pague por dicha firma.

En otros casos, estos proveedores incluyen el precio de la firma digital dentro del servicio de emisión de factura electrónica. En este caso, los operadores tecnológicos deben integrar las firmas digitales de alguna (as) Entidades de Certificación Digital acreditadas por el ONAC en el país.

3. Si hace uso de la plataforma gratuita de la DIAN. En ese caso, el obligado a facturar debe adquirir la firma digital a través de una Entidad de Certificación Digital.

Finalmente, debes tener en cuenta que la firma digital es única de la persona que la usa y es intransferible. De manera que el Proveedor Tecnológico que suministre la firma digital deberá contar con autorización expresa del obligado a facturar para que su firma digital se integre al sistema y pueda firmar automáticamente.