Desde la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se han establecido nuevas resoluciones y constantes cambios para promover la legalidad en la facturación de las empresas. En Colombia, desde 1995, la Ley 233 decretó la obligatoriedad de la factura electrónica. Aunque esta medida se implementó plenamente a partir de 2014, ha sido fundamental para asegurar la legalidad y reducir la evasión de impuestos en el país. Recientemente, con la Resolución 0165 de la DIAN, se introdujeron los documentos equivalentes electrónicos, documentos conocidos como facturas POS. En este artículo, te explicamos las similitudes y diferencias clave entre ambos documentos, ya que todavía existen algunas dudas al respecto.
¿Qué es la facturación electrónica?
Es un sistema que permite emitir, transmitir, recibir y almacenar las facturas de venta y documentos equivalentes de manera digital, facilitando el cumplimiento de las obligaciones tributarias y aduaneras, y permitiendo un control eficiente por parte de la DIAN.
¿Cuáles son los beneficios de implementar la facturación electrónica en mi empresa?
Implementar la facturación electrónica en tu empresa ofrece varios beneficios:
- Reducción de costos: Ahorra en tinta, papel y tiempo en la generación y despacho de facturas, además de un ahorro significativo de espacio al digitalizar todo el proceso.
- Eficiencia y control: Permite realizar cobros más eficientes y llevar un mejor control de cartera. Con solo unos pocos clics, puedes generar, enviar y validar facturas ante la DIAN desde un mismo lugar.
- Optimización de procesos: Facilita la emisión de facturas y su gestión, mejorando la eficiencia operativa de tu empresa.
- Protección del medio ambiente: Al reducir las impresiones innecesarias y el uso de papel, contribuyes a la conservación del medio ambiente.
- Mejor comunicación transaccional: Tanto clientes como proveedores pueden consultar sus facturas en línea, lo que mejora la comunicación y transparencia.
- Gestión documental mejorada: Evita el daño o pérdida de documentos físicos, y permite recuperar la información de las facturas almacenadas en la nube si es necesario.
¿Qué es el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS?
Es un nuevo documento equivalente a la factura electrónica de venta, generado a través de un software y validado previamente por la DIAN. Este documento otorga beneficios tributarios al comprador identificado en el mismo.
¿Cuáles son los beneficios de implementar el documento equivalente electrónico POS?
- Este documento permite soportar los impuestos descontables del Impuesto al Valor Agregado (IVA), así como los costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, siempre y cuando el documento identifique legalmente al comprador con su Nombre o Razón Social y número de documento (NIT o Cédula). Esta información facilita las declaraciones sugeridas, la facturación del Impuesto sobre la Renta y las devoluciones de impuestos ofrecidas por la DIAN.
- Mayor seguridad y transparencia: Las operaciones comerciales serán validadas y autenticadas por la DIAN, aumentando la confiabilidad del sistema.
- Eficiencia y agilidad en la gestión documental: Al reducir el uso de papel, se facilita el almacenamiento y consulta de las facturas de forma online a través del software.
- Mejor control y seguimiento: La DIAN podrá monitorear las obligaciones tributarias de manera más eficiente gracias a la información oportuna y confiable sobre las operaciones realizadas.
- Facilidad para ejercer derechos fiscales: Contar con un soporte válido y verificable facilita el derecho al crédito fiscal y la justificación de costos y deducciones.
¿Debo implementar el documento equivalente electrónico (tiquete de máquina registradora con sistema POS) o la factura electrónica?
Dependiendo de las necesidades específicas de tu empresa, puedes optar por implementar el documento equivalente electrónico (POS electrónico) o la factura electrónica para registrar tus ventas. Ten en cuenta que, si eliges implementar uno de ellos, no estarás obligado a utilizar ambos. Además, con la nueva resolución 000165, se elimina el límite de UVT para registrar tus ventas mediante facturas POS, el cual estaba establecido en 5 UVT.
¿Cuál es la diferencia entre la tirilla POS tradicional y la tirilla POS electrónica?
El tiquete de máquina registradora tipo POS tradicional no es electrónico, lo que impide su validación previa por la DIAN y no otorga al adquiriente de productos o servicios el derecho a costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios. Por otro lado, el documento equivalente electrónico POS permite obtener estos beneficios, siempre que el adquiriente esté previamente identificado. Además, facilita a los empresarios el cumplimiento de los requisitos fiscales y tributarios de manera más eficiente.
¿Qué requisitos se deben cumplir para implementar el documento equivalente electrónico POS?
- Contratar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para generar, transmitir y almacenar los documentos electrónicos.
- Solicitar a la DIAN la habilitación como emisor electrónico, lo cual puedes hacer desde su portal web con ayuda de un contador.
- Cumplir con los requisitos técnicos y las condiciones establecidas en el anexo 1.0 del documento equivalente electrónico.
- Expedir un único documento equivalente electrónico por cada operación realizada, sin perjuicio del derecho del adquiriente de los productos o servicios a exigir la factura electrónica de venta.
- Emitir una nota de ajuste cuando se requiera corregir o anular un documento equivalente electrónico.
👉Te puede interesar: Libre Gestión ¡Software de facturación a tú medida!
¿Cuáles son los documentos que deberán realizarse como documento equivalente electrónico POS debido a la nueva resolución?
¿Cuáles son las fechas de implementación según la categoría del contribuyente?
Nuestro software administrativo y contable se adapta a las necesidades de tu pyme, ofreciendo planes accesibles y la comodidad de tener toda la información en un solo lugar, con respaldo en la nube y seguridad de primer nivel. Contacta a uno de nuestros asesores para obtener acceso gratuito a una demo por 15 días. ¡Estamos aquí para ayudarte!
¡No esperas más y disfruta de nuestro demo 15 días gratis!
Anlly Calle
Técnica en procedimientos contables y Estudiante de Psicología.
Apasionada por aprender y enseñar. Especialista en soporte y creadora de contenido audiovisual.
