La contabilidad para pequeñas y medianas empresas (pyme) abarca procesos fundamentales que permiten mantener un control preciso de los ingresos, costos y gastos de la empresa, al tiempo que se asegura el cumplimiento de los requisitos fiscales y tributarios. En este artículo, compartiremos consejos contables esenciales para pequeñas y medianas empresas.
1. Separa tu cuenta bancaria personal de tu cuenta comercial
Mantener tus finanzas personales y comerciales por separado es crucial para una mejor salud financiera. Incluso si estás invirtiendo dinero personal en tu empresa, debes registrar tus ingresos y gastos por separado de tus transacciones personales. Esto evitará confusiones en las deducciones de impuestos y permitirá un mejor flujo de caja, ayudándote a mantener seguros los fondos de tu cuenta bancaria.
2. Emite facturas
Antes, este proceso podía ser largo y tedioso, pero hoy en día existen diversos programas sencillos y asequibles, como Libre Gestión. Este software, diseñado especialmente para pymes, es fácil de usar y permite cumplir con todas las obligaciones fiscales y tributarias. Es fundamental que todas tus facturas incluyan la información específica de tus transacciones y se envíen a tiempo. La emisión de facturas te ayuda a mantener un control más organizado de tus operaciones, proyecta una imagen profesional de tu negocio y proporciona una garantía legal de tus servicios.
3. Lleva el control de tus cuentas por cobrar y por pagar
Es esencial mantener una buena relación comercial tanto con clientes como con proveedores. Asegúrate de que los saldos de tus cuentas por cobrar y por pagar sean precisos y se cancelen a tiempo. Esto te permitirá planificar con antelación el uso del dinero y mantener un flujo de caja constante y equilibrado. Con Libre Gestión, tendrás acceso completo al módulo de cartera, donde podrás revisar las obligaciones de la empresa, tanto de cuentas por cobrar como por pagar, y consultar en cualquier momento el estado financiero de cada cliente y proveedor.
4. Adquiere un software para realizar tus facturas y llevar la contabilidad de tu empresa
La digitalización de las facturas y la contabilidad proporciona métodos más rápidos y organizados que el registro manual. Registrar los datos digitalmente evita redundancias, olvidos y pérdidas de información, además de reducir el papeleo y contribuir al medio ambiente. Un control digital eficiente permite que tu contador obtenga la información contable de manera más precisa, rápida y detallada, facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias de tu pyme.
En Libre Gestión valoramos tu tiempo, por lo que ofrecemos un módulo de contabilidad que genera automáticamente los registros contables de cada documento que realices y guardes en el software, permitiendo mayor agilidad, mejor uso del tiempo y evitando la pérdida de información valiosa para tu empresa.
5. Mantén tus libros contables actualizados
Es crucial para la planificación y gestión del presupuesto comercial, la realización de proyecciones financieras precisas y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias de tu pyme.
6. Registra los débitos y créditos
Toda transacción financiera de tu pyme debe estar registrada en la contabilidad. Es fundamental separar los débitos de los créditos para llevar un mejor control y rastreo de los ingresos y gastos de tu empresa.
7. Si no eres contador, evita realizar funciones contables por tu cuenta
La mejor contabilidad para tu pyme es la que se gestiona profesionalmente. Por ello, es útil contratar un software que ofrezca el registro de facturación y contabilidad en un mismo lugar, así como un contador profesional que se encargue de toda el área contable, fiscal y tributaria. Esto fortalecerá la salud financiera de tu empresa y te permitirá concentrarte en las muchas otras tareas que debes gestionar como administrador de una pyme.
8. Guarda todos los recibos de tu empresa
Mantén un archivo o libro con todos los recibos de los gastos generados por la empresa. Es crucial que estos recibos estén registrados y guardados como comprobantes de los movimientos. Conservar los recibos te ayudará a categorizar los gastos con precisión, seleccionar deducciones fiscales específicas y mantener un registro financiero claro y transparente.
9. Crea un plan presupuestal
La gestión responsable del dinero es clave para el crecimiento de tu empresa. Al desarrollar un plan de negocios, es esencial generar proyecciones de ingresos y egresos. Establecer de antemano los ingresos y gastos esperados te permitirá comparar con los resultados reales y hacer los ajustes necesarios en tu presupuesto. Esto te ayudará a mantener un control más efectivo sobre las finanzas de tu pyme y a tomar decisiones informadas.
10. Realiza una gestión adecuada del inventario de tus productos
Es importante mantener un control exacto del inventario en tu pyme, ya que esto te permite generar informes precisos sobre costos y utilidades. Puedes realizar este procedimiento de forma manual o utilizar un software especializado para gestionar el inventario. En Libre Gestión, además de los módulos contable y de facturación, ofrecemos un módulo de gestión de inventario que centraliza toda la información en un solo lugar, facilitando el control y la administración de tus productos.
11. Destina un sueldo para ti
Aunque como dueño de una pyme puedes acceder al dinero de la empresa en cualquier momento, es recomendable asignarte un salario fijo. Incorpórate en la nómina como cualquier otro colaborador. Esta práctica no solo te ayudará a mantener una buena salud financiera, sino que también facilita la separación de las finanzas personales y comerciales, lo cual es clave para el crecimiento empresarial.
12. Contrata a un profesional en recursos humanos
Es recomendable contar con un experto en recursos humanos para gestionar el registro de la nómina de tus colaboradores. Esta área puede resultar tediosa para algunos empresarios debido a procesos como la emisión de cheques o facturas, la asignación de prestaciones, la retención de impuestos y otras tareas que afectan directamente la contabilidad de tu pyme. En Libre Gestión, también ofrecemos un módulo especializado para la gestión de recursos humanos, que facilita estas funciones y asegura una administración eficiente.
13. Reembolsa tus gastos comerciales
Como dueño de negocio, es común que a veces utilices tu dinero personal para cubrir gastos comerciales. Es fundamental que estos gastos se registren en los libros contables de tu empresa. Asegúrate de solicitar a tu empresa un cheque para reembolsar cualquier gasto realizado con tus fondos personales, además del pago de tu nómina. Esto garantiza que tus registros contables reflejen con precisión los gastos y te ayuda a mantener una clara separación entre tus finanzas personales y las de la empresa.
14. Por último, pero no menos importante, asesórate con un experto en la generación de documentos electrónicos
Como la facturación electrónica, el documento equivalente POS electrónico, la nómina electrónica y el documento soporte electrónico. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN actualiza constantemente las obligaciones tributarias para cada régimen, por lo que es crucial conocer qué procesos debes seguir como empresario. Evita complicaciones innecesarias y asegura el cumplimiento adecuado.
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Anlly Calle
Técnica en procedimientos contables y Estudiante de Psicología.
Apasionada por aprender y enseñar. Especialista en soporte y creadora de contenido audiovisual.
