El Decreto 2242 de 2015 establece las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal,
Artículo 1: Ámbito de aplicación
Los elegidos por la DIAN y los que opten voluntariamente por facturar electrónicamente
Artículo 2: Definiciones
- Factura electrónica: documento que soporta transacciones de ventas y/o servicios que tiene lugar a través de sistemas computacionales que cumplan las condiciones del presente decreto
- Obligado a facturar,
- Adquirente: quien recibe la factura.
- Proveedor tecnológico.
- Catálogo de participantes: listado administrado por la DIAN de proveedores tecnológicos y los obligados a facturar electrónicamente.
- Código único de factura electrónica: código alfanumérico generado por la DIAN, se debe incluir en la factura como código QR.
Artículo 3: Condiciones expedición factura electrónica
- Condiciones de generación.
- Utilizar formato XML definido por la DIAN.
- Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumplir art 617 estatuto tributario, excepto los datos nit del impresor.
- Incluir firma electrónica.
- Incluir código único de factura electrónica.
- Condiciones de entrega.
- El adquirente que también debe expedir factura electrónica o aceptar recibir la factura en formato electrónico.
- Debe entregar una representación gráfica de la factura en pre impreso o digital por correo electrónico.
- Las notas débito y crédito también deben generarse en formato electrónico.
Artículo 4: Acuse recibo de la factura electrónica
El adquirente deberá informar el recibo de la factura según sus medios tecnológicos o en el formato alternativo establecido por la DIAN.
Artículo 5: Verificación y rechazo de la factura electrónica
El adquirente deberá rechazar la factura cuando no cumpla con las condiciones art 3 o este imposibilitado para leer la información, el adquirente debe informar el rechazo según sus medios tecnológicos o en el formato establecido por la DIAN, en caso de rechazo el obligado debe anular la factura y generar la nota crédito.
Artículo 6: Conservación factura electrónica
La factura electrónica, notas crédito / débito, constancias de recibo y rechazo,
se debe conservar según el art 632 del estatuto tributario y cumpliendo las condiciones art 12 y 13 de la ley 527 de 1999
Artículo 7: Ejemplar de la factura electrónica para la DIAN
El obligado a facturar electrónicamente deberá suministrar a la DIAN todas las facturas generadas independientes de la forma de entrega en un plazo máximo de 48 horas de la fecha de generación
la dian verificará:
1. El formato xml estándar establecido por la DIAN.
2. Numeración consecutiva y uso del código único de factura electrónica.
3. Condiciones art 617.
4. Existencia y validez de la firma digital.
5. Validez nit del obligado a facturar y del adquirente.
En caso de rechazo por la DIAN se deberá reenviar la factura en 48 horas. La DIAN dispondrá medios de consulta y de notificación de recepción de la factura.
El incumplimiento del obligado a factura dará lugar a sanciones según el artículo 651 del estatuto tributario
Artículo 8: Medidas en caso de inconvenientes técnicos
En caso de inconveniente en los sistemas tecnológicos del obligado o del adquirente o de la DIAN,
la DIAN señalará las alternativas de facturación que considere viables.
Artículo 9: Información a entregar a al DIAN
1. Las facturas que se expidan (generación y entrega)
2. registro auxiliar de ventas y compras e iva por pagar, el impuesto al consumo cuando la DIAN lo disponga.
Artículo 10: Habilitación para expedir factura electrónica
La DIAN establecerá los procesos para la habilitación para los elegidos para facturar electrónicamente y los que opten voluntariamente.
Los obligados a facturarar podrán adquirir un proveedor tecnológico definido en el presente decreto o desarrollar su propia solución, siempre y cuando cumpla con las condiciones tecnológicas que fije la DIAN.
La DIAN a más tardar en 2017, deberá disponer servicios informáticos gratuitos para facilitar la expedición de la factura electrónica a microempresas y pequeñas empresas.
La habilitación deberá renovarse en caso de cambio de proveedor tecnológico, cambio, solución tecnológica, cancelación o renovación del proveedor tecnológico
Artículo 11: Factura electrónica en contrato de mandato, consorcios, uniones temporales
En contratos de mandato las facturas deben ser expedidas por el mandatario en consorcio o unión temporal, podrá facturar en nombre propio, especificando en la factura el % o valor de ingreso de cada uno de los consorciados facturar en forma independiente, de forma que se facture electrónicamente todas sus operaciones, incluyendo las relacionadas con el consorcio o unión temporal
Artículo 12: Autorización proveedores tecnológicos
El obligado a facturar podrá contratar los servicios de proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN. Los proveedores serán autorizados por periodos de 5 años.
Los proveedores tecnológicos deben estar habilitados para generar facturas electrónicas
los proveedores deben presentar una solicitud ante la DIAN y cumplir:
1. RUT vigente.
2. Responsable IVA y de régimen común.
3. Certificación ISO 27001 sobre sistemas de gestión de seguridad, o compromiso para adquirirla en 2 años.
4. Poseer patrimonio líquido igual o superior a 20.000 UVT y activos fijos que representen el 50% del patrimonio líquido.
5. Cumplir condiciones de operatividad que señale la DIAN
las autorizaciones no pueden cederse.
Artículo 13: Obligaciones para proveedores tecnológicos
Los proveedores tecnológicos deberán como mínimo prestar los servicios de factura electrónica contratados. En todo caso, el obligado y el adquirente son los responsables ante la DIAN
Artículo 14: Cancelación proveedores tecnológicos
El proveedor deberá solicitar ante la DIAN la cancelación de la autorización en caso de cancelación voluntaria, en caso liquidación o cancelación de la persona jurídica o del RUT se realizará la cancelación automática.
Artículo 15: Catálogo participantes, factura electrónica
El catálogo de obligados a facturar electrónicamente y de los proveedores tecnológicos deberá contener1. Identificación de los participantes e información del RUT.
2. Información técnica necesaria, como mínimo un correo electrónico para la entrega de la factura electrónica.
3. Información, situación relacionadas con los participantes.
4. Información autorizada para participar u operar las facturas electrónica.
Artículo 16: Otros documentos equivalentes a la factura electrónica
mientras no se modifiquen las disposiciones vigentes podrán utilizarse los otros documentos equivalentes en las condiciones actuales, se puede seguir utilizando las facturas POScuando el adquirente sea responsable de IVA del régimen común, si lo requiere para impuestos descontables, el obligado a facturar electrónicamente deberá generar la factura electrónica.
Artículo 17: Factura electrónica como soporte fiscal
La factura electrónica que cumpla con el decreto servirá como soporte fiscal de ingresos, costos o deducciones, renta o complementarios, cree, impuestos descontables sobre el IVA.
Artículo 18: Factura electrónica de comercio exterior
El obligado a facturar electrónicamente deberá soportar la venta de productos o servicios al extranjero con facturas electrónicas
Artículo 19: Otras disposiciones
La DIAN tiene de 4 a 6 meses desde la fecha de publicación del decreto para establecer las condiciones técnicas y los procedimientos para la operatividad.
Artículo 20: Transición
Los elegidos por la DIAN y los que opten voluntariamente deberán facturar electrónicamente, cesando la generación de facturas por computador o por talonario.
