Régimen simplificado: obligaciones

El régimen simplificado en el ámbito tributario se refiere a las personas naturales que no son responsables del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en la venta de productos o servicios. Con la Ley 1943 de 2018, dejaron de usarse las categorías de régimen simplificado y régimen común, y las personas pasaron a agruparse en dos categorías: responsables y no responsables del impuesto a las ventas. Aunque por costumbre, aún muchas personas se refieren al régimen simplificado.

En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre el régimen simplificado.

Requisitos para pertenecer al régimen simplificado

Los requisitos para pertenecer al régimen simplificado (actualmente conocidos como no responsables de IVA) se encuentran en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario y son los siguientes:

1. Haber obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad inferiores a 3.500 UVT en el año en curso o el año inmediatamente anterior ($164.728.000 para 2024 y $148.442.000 para 2023).
2. No tener más de una sede, establecimiento de comercio o local donde se realice la actividad económica.
3. No desarrollar actividades en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio bajo franquicia, concesión, regalía, autorización u otro sistema que implique la explotación de intangibles.
4. No ser usuario aduanero.
5. No haber realizado contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados con un valor individual igual o superior a 3.500 UVT en el año en curso o el año inmediatamente anterior ($164.728.000 para 2024 y $148.442.000 para 2023).
6. No tener consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras gravadas con el IVA que superen 3.500 UVT en el año en curso o el año inmediatamente anterior ($164.728.000 para 2024 y $148.442.000 para 2023).

📌 Nota: Para pertenecer al régimen simplificado, se debe cumplir con todos y cada uno de los requisitos mencionados anteriormente. Si se incumple alguno de ellos, es necesario registrarse como responsable de IVA (anteriormente conocido como régimen común).

¿Qué ingresos se deben considerar para determinar la pertenencia al régimen simplificado?

Para calcular los ingresos base que determinan la pertenencia al régimen simplificado, se deben considerar únicamente los ingresos provenientes de las actividades gravadas. Si el responsable del impuesto realiza tanto actividades gravadas como excluidas, solo se tienen en cuenta los ingresos generados por las actividades gravadas. Además, se deben tomar como referencia los ingresos brutos originados en las actividades gravadas, sin descontar devoluciones u otros ajustes.

¿Cuáles son las obligaciones tributarias de los responsables del régimen simplificado?

1. Inscribirse como responsables del régimen simplificado en el Registro Único Tributario (RUT): Esta inscripción debe realizarse ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) correspondiente al lugar donde habitualmente ejerzan su actividad, profesión, ocupación u oficio. El Número de Identificación Tributaria (NIT) debe obtenerse dentro de los dos meses siguientes a la fecha de inicio de la actividad.
2. Llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias: Este libro debe estar foliado y contener la identificación completa del responsable. En él, se deben anotar los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, ya sea de forma global o discriminada, así como los egresos por costos y gastos diarios. Al finalizar cada mes, se deben totalizar los ingresos del período, el valor pagado por bienes y servicios adquiridos según las facturas expedidas al responsable del régimen simplificado, y los soportes del libro fiscal que correspondan a estos registros. Estos documentos deben conservarse a disposición de la DIAN durante 5 años a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración.
3. Cumplir con los sistemas técnicos de control establecidos por el gobierno nacional: El artículo 684-2 del Estatuto Tributario autoriza a la DIAN a implementar sistemas técnicos de control para las actividades generadoras de renta, los cuales serán utilizados para determinar las obligaciones tributarias. La falta de adopción de estos controles dentro de los tres meses siguientes a su disposición, o su incumplimiento, puede resultar en la sanción de clausura del establecimiento, conforme al artículo 657 del mismo Estatuto.
4. Inscribirse en la cámara de comercio o en el registro mercantil. Desde una perspectiva comercial, los comerciantes, especialmente aquellos que pertenezcan al régimen simplificado y tengan un local comercial abierto al público, deben realizar el registro correspondiente en la cámara de comercio.

Documentación que respalda las operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado

Las declaraciones tributarias y cualquier información proporcionada a la DIAN deben estar respaldadas por pruebas y hechos verificables. Esta información puede registrarse en libros de contabilidad, como el libro de registro de operaciones diarias, o en documentos públicos y privados. Todos estos documentos deben estar disponibles para la DIAN, de acuerdo con lo establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

Los responsables del régimen simplificado que no están obligados a expedir facturas o documentos equivalentes pueden utilizar documentos equivalentes para soportar el costo o la deducción de bienes o servicios adquiridos. Este documento debe ser emitido por el adquirente del bien o servicio y debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Apellidos, nombre y NIT de la persona beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la transacción.
3. Concepto de la operación.
4. Valor de la operación.

🚨 Nota: El responsable del régimen simplificado no está obligado a expedir factura ni documento equivalente, y quien debe elaborar el documento equivalente es el adquiriente del producto o servicio.

Prohibiciones para los responsables del régimen simplificado

Según el artículo 1.3.1.15.2 del Decreto 1625 de 2016, los responsables del régimen simplificado que vendan bienes o presten servicios tienen las siguientes prohibiciones:

1. No pueden adicionar al precio de los bienes o servicios una suma por concepto de impuesto sobre las ventas. Si lo hicieran, deberán cumplir con todas las obligaciones de quienes pertenecen al régimen común. En este caso, el responsable del régimen simplificado estará obligado a cumplir con los deberes correspondientes al régimen común.
2. No están obligados a presentar declaración de ventas. Si la presentaran, no tendrá efecto alguno según lo dispuesto en el artículo 594-2 del Estatuto Tributario.
3. No pueden determinar el impuesto a cargo ni solicitar impuestos descontables.
4. No pueden calcular el impuesto sobre las ventas en compras de bienes y servicios exentos o excluidos del IVA.

🚨 Nota: El responsable del régimen simplificado no está obligado a expedir factura, pero puede hacerlo si lo desea, siempre y cuando cumpla con las normativas establecidas.

¿Cuándo se debe cambiar del régimen simplificado al régimen común?

1. Si el responsable del régimen simplificado incumple con alguno de los requisitos para pertenecer a este régimen, deberá inscribirse en el régimen común a partir del período gravable siguiente.
2. Si el responsable del régimen simplificado celebra contratos de venta de bienes y/o servicios que superen los 3.500 UVT, deberá inscribirse previamente en el régimen común. Esta formalidad debe ser exigida por el contratista para que los costos y deducciones sean válidos. Lo mismo aplica si un mismo contratista celebra varios contratos que, en conjunto, superen la suma de 3.500 UVT.

El régimen simplificado, destinado a personas naturales no responsables del IVA, fue sustituido por las categorías de responsables y no responsables del impuesto a las ventas con la Ley 1943 de 2018. Sin embargo, se sigue usando el término régimen simplificado. Los requisitos incluyen ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT, una sola sede, y no operar bajo franquicia, entre otros. Los responsables deben inscribirse en el RUT, llevar un libro fiscal, cumplir con sistemas técnicos de control e inscribirse en la cámara de comercio. No están obligados a expedir facturas, pero pueden hacerlo si cumplen con las normativas. Si incumplen algún requisito o celebran contratos superiores a 3.500 UVT, deben cambiar al régimen común.

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Anlly Calle

Técnica en procedimientos contables y Estudiante de Psicología.

Apasionada por aprender y enseñar. Especialista en soporte y creadora de contenido audiovisual.

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