Emprender en Colombia puede ser un camino emocionante, pero también viene con una serie de responsabilidades, y una de las más importantes es aprender a facturar. Cumplir con las normativas fiscales y llevar un control ordenado de tus ingresos y gastos es crucial para mantener tu negocio en regla. Aquí te explicamos paso a paso cómo empezar a facturar si estás emprendiendo en Colombia.
1. Conoce los tipos de facturas
En Colombia, las facturas son documentos comerciales obligatorios que deben cumplir con ciertos requisitos de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Es importante conocer los diferentes tipos de facturas que puedes emitir para que puedas aprender a facturar:
- Factura electrónica: Desde 2020, la factura electrónica es obligatoria para la mayoría de los negocios. Este tipo de factura permite un control más eficiente por parte de la DIAN y facilita la gestión de impuestos.
- Factura POS: Esta funciona por medio de hardware y software, ambas interactúan para crear de la factura. Para llevar un control fiscal se requiere imprimir un informe diario de ventas. La normatividad para la máquina registradora la encuentras en el artículo 616-1 del ET, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996, artículo 7 de la Resolución 3878 de 1996, artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996 y artículo 4 Decreto 522 de 2003.
- Factura de talonario o de papel: Aunque la factura electrónica es la norma, algunos pequeños negocios en zonas rurales pueden optar por la factura en papel, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN y en los artículos 617, 618 y 618-3 del Estatuto tributario.
- POS electrónico: El documento equivalente tiquete de máquina registradora con sistema POS, es creado en conjunto de hardware y software, lo que permite que se genere y envíe a la Dian para la validación correspondiente de las transacciones económicas realizadas.
La factura electrónica es la más recomendada, ya que te permitirá cumplir con la normativa vigente y facilitará el proceso de declaración de impuestos.
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2. Regístrate en el RUT
Antes de aprender a facturar, es obligatorio estar registrado en el Registro Único Tributario (RUT). El RUT es el documento que identifica a las personas naturales y jurídicas ante la DIAN. Debes tener claro en qué régimen fiscal te encuentras:
- Régimen Simple de Tributación: Ideal para pequeños negocios, permite una mayor facilidad en el pago de impuestos y menos carga administrativa.
- Régimen Ordinario: Si esperas ingresos mayores o tienes una estructura más compleja, este régimen puede ser adecuado.
3. Obtén un software de facturación electrónica autorizado
En Colombia, la DIAN exige que las facturas electrónicas se emitan a través de un software autorizado. Estas herramientas están diseñadas para cumplir con las especificaciones técnicas y legales impuestas por la autoridad tributaria.
Ventajas de usar un software de facturación electrónica:
- Cumples con la normativa de la DIAN.
- Ahorras tiempo en la generación de facturas.
- Mantienes un control más preciso de tus finanzas.
- Reduces el riesgo de errores o multas por incumplimiento fiscal.
💡 Algunos programas, como Libre Gestión, ofrecen soluciones accesibles y sencillas para gestionar tu facturación electrónica, además de ayudarte a llevar un registro detallado de tus ventas y gastos.
4. Incluye la información requerida por la DIAN en cada factura
Las facturas en Colombia deben cumplir con ciertos requisitos obligatorios, según lo establecido por la DIAN. Estos son algunos de los elementos clave que debe contener una factura electrónica:
- Número de la factura: Este debe ser consecutivo y único.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor (tu empresa), incluyendo tu NIT.
- Datos del receptor (cliente), como su nombre, NIT o cédula.
- Descripción detallada de los bienes o servicios vendidos.
- Valor total de la factura, desglosado por conceptos e impuestos, como el IVA o ICA, si aplican.
5. Aprende sobre los impuestos que debes incluir en la factura
En Colombia, al emitir una factura debes incluir los impuestos correspondientes, como:
- IVA: El Impuesto al Valor Agregado se aplica a la venta de la mayoría de los bienes y servicios, con una tasa que puede variar entre el 5% y el 19%, dependiendo del producto o servicio.
- ReteFuente: En algunos casos, debes aplicar la retención en la fuente, que es un anticipo del impuesto sobre la renta.
- ICA: El Impuesto de Industria y Comercio varía según el municipio en el que opere tu negocio y se aplica sobre los ingresos brutos.
- Impuesto al consumo: impuesto que existe dentro de la ley colombiana y grava la venta de productos y servicios que no están incluidos dentro de la canasta familiar por no considerarse indispensables.
- Impuestos saludables: son los impuestos a comestibles y bebidas azucaradas ultraprocesadas: IBUA (impuesto a las bebidas ultraprocesadas azucaradas). ICUI (impuesto a los productos comestibles ultraprocesados industrialmente), que rigen a partir del 1 de noviembre de 2023
📌 Si tienes dudas sobre cómo calcular estos impuestos, lo ideal es contar con un software que te ayude a automatizar estos cálculos o consultar con un contador especializado.
6. Cumple con la normativa de facturación electrónica de la DIAN
Es crucial mantenerse actualizado con las normativas que dicta la DIAN, ya que pueden cambiar de un año a otro. La facturación electrónica ha simplificado muchos procesos, pero requiere estar atento a las actualizaciones para evitar sanciones.
La DIAN proporciona guías y capacitaciones para empresarios y emprendedores sobre cómo cumplir con la facturación electrónica. Además, algunos software como Libre Gestión te pueden mantener al día con las regulaciones fiscales más recientes.
7. Guarda y organiza tus facturas
Las facturas electrónicas en Colombia deben conservarse durante al menos cinco años. Un sistema de facturación automatizado te permitirá tener todas tus facturas almacenadas de manera segura, evitando pérdidas de documentos y facilitando su consulta en cualquier momento.
8. Asesórate con un contador
Aunque el proceso de facturación está bastante automatizado gracias a la facturación electrónica, contar con la asesoría de un contador puede ser muy útil para evitar errores en la declaración de impuestos o el cálculo de retenciones. Un contador te ayudará a optimizar tus obligaciones fiscales y a cumplir con todos los requisitos legales.
Aprender a facturar si eres emprendedor en Colombia es un paso esencial para garantizar que tu negocio funcione correctamente dentro de la ley. Con la ayuda de la facturación electrónica, los emprendedores pueden automatizar gran parte del proceso, lo que facilita la gestión financiera y asegura el cumplimiento fiscal. Si bien la tecnología simplifica mucho, nunca está de más contar con la ayuda de un profesional para asegurar que todo se maneje de forma correcta.
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Adriana Candamil
Marketing Digital
Redacción creativa y creadora de contenido audiovisual. Apasionada por temas de innovación
y emprendimiento.