Si tienes una empresa o eres responsable de facturar electrónicamente en Colombia, uno de los trámites que debes conocer es la autorización de numeración de facturación ante la DIAN.
Este trámite permite obtener los rangos de numeración que utilizarás para emitir tus facturas electrónicas y es un paso necesario para comenzar a facturar correctamente.
Aunque muchas personas todavía se refieren a este documento como la “resolución de facturación electrónica”, el término utilizado actualmente por la DIAN es Autorización de Numeración de Facturación.
En este artículo te explicamos cómo obtener la resolución de facturación electrónica ante la DIAN en 3 pasos, qué necesitas antes de solicitarla y qué debes hacer después de obtenerla.
¿Qué es la resolución de facturación electrónica?
La llamada resolución de facturación electrónica es, en términos de la DIAN, la Autorización de Numeración de Facturación.
Se trata del proceso mediante el cual la DIAN autoriza al responsable de facturar a utilizar un rango específico de números consecutivos para generar sus facturas electrónicas.
Por ejemplo, si la DIAN te autoriza el rango:
FE01: 1 al 1.000
tu empresa podrá utilizar esos números consecutivos para emitir sus facturas electrónicas, de acuerdo con las condiciones y vigencia de la autorización.
La autorización se genera en el sistema de la DIAN y el documento correspondiente es el Formato 1876 – Autorización de Numeración de Facturación, en el cual aparecen, entre otros datos, los rangos autorizados y su vigencia.
Importante: obtener la autorización de numeración no es exactamente lo mismo que habilitarse como facturador electrónico. La habilitación incluye el registro, la selección del modo de operación y las pruebas necesarias antes de comenzar a facturar electrónicamente.
¿Qué necesitas antes de solicitar la resolución de facturación?
Antes de solicitar la autorización de numeración, es importante que la información de tu empresa o actividad económica esté actualizada en el RUT (Registro Único Tributario).
La DIAN indica que, durante el trámite, debes verificar información como:
- Nombre o razón social.
- Dirección.
- Responsabilidad para facturar.
- Establecimientos de comercio.
- Información del responsable de facturación.
Si alguno de estos datos está desactualizado, es recomendable corregirlo antes de continuar con la solicitud.
Además, para realizar el trámite de autorización, habilitación o inhabilitación de numeración, debes contar previamente con la firma electrónica habilitada para suscribir la solicitud.
Cómo obtener la resolución de facturación electrónica en 3 pasos
El proceso puede realizarse virtualmente a través de los servicios de la DIAN. Estos son los pasos principales.
Paso 1. Ingresa a la plataforma de la DIAN y verifica tu información
El primer paso es ingresar al portal de la DIAN y acceder como usuario registrado.
Una vez dentro, debes dirigirte al sistema de Numeración de Facturación en MUISCA.
La ruta general es:
DIAN → Transaccional → Usuario Registrado → Numeración de Facturación
Dentro del sistema, selecciona la opción “Solicitar Numeración de Facturación”.
Antes de continuar, la plataforma te solicitará verificar la información registrada en el RUT, incluyendo tus datos de identificación, dirección, responsabilidades y establecimientos de comercio.
¿Por qué es importante revisar el RUT?
Porque los datos que aparecen en el RUT hacen parte de la información que utiliza la DIAN durante el proceso.
Si tienes, por ejemplo, un establecimiento que ya no funciona, una dirección desactualizada o una responsabilidad tributaria que requiere modificación, es mejor corregir la información antes de solicitar los rangos de numeración.
Paso 2. Solicita el rango de numeración de facturación
Después de verificar la información, debes seleccionar la opción “Autorizar Rango”.
Aquí tendrás que indicar las características del rango que necesitas para facturar.
Entre los datos que debes diligenciar se encuentra el prefijo, cuando corresponda, y el tipo de facturación.
El prefijo puede tener hasta cuatro caracteres y resulta especialmente útil para identificar diferentes establecimientos o puntos de facturación.
Por ejemplo:
| Prefijo | Rango | Uso |
|---|---|---|
| FV01 | 1 – 1.000 | Facturación general |
| BOG1 | 1 – 500 | Establecimiento Bogotá |
| VEN1 | 1 – 500 | Establecimiento principal |
Una vez ingreses la información, el sistema te mostrará un resumen para que puedas verificar los datos.
Posteriormente, debes generar el Formato 1302 – Solicitud sobre Numeración de Facturación, revisar la información y firmar electrónicamente la solicitud.
¿Qué pasa después de firmar?
Si la solicitud es correcta, el sistema genera la Autorización de Numeración de Facturación – Formato 1876.
Este documento contiene la información correspondiente a los rangos autorizados y su vigencia.
Paso 3. Asocia la numeración a tu software de facturación electrónica
Obtener la autorización de numeración no significa que ya puedas empezar a emitir facturas desde cualquier software.
El último paso consiste en asociar los rangos de numeración autorizados al software de facturación electrónica que utilizarás.
Una vez asociado el rango correctamente, podrás utilizarlo para generar tus facturas electrónicas.
Consejo: verifica que el prefijo y el rango configurados en tu software coincidan exactamente con los autorizados por la DIAN. Una configuración incorrecta puede generar inconvenientes al momento de emitir los documentos electrónicos.
¿La resolución de facturación electrónica tiene fecha de vencimiento?
Sí. La autorización de numeración tiene una vigencia determinada, por lo que es importante revisar periódicamente los rangos autorizados.
Si un rango previamente autorizado está próximo a vencer y todavía no has utilizado todos los números disponibles, existe un trámite de habilitación de numeración.
La habilitación permite ampliar la vigencia de un rango previamente autorizado que todavía no se ha utilizado completamente, sin necesidad de solicitar un rango nuevo.
Por eso, no basta con solicitar la numeración una sola vez: también es importante llevar un control de los rangos, su consumo y su vigencia.
¿Qué diferencia hay entre autorización, habilitación e inhabilitación de numeración?
Aunque los términos pueden generar confusión, cada trámite tiene una finalidad diferente:
Autorización de numeración
Se utiliza cuando necesitas un nuevo rango de numeración para tus documentos de facturación.
Habilitación de numeración
Se utiliza cuando necesitas ampliar la vigencia de un rango previamente autorizado que todavía no has utilizado completamente.
Inhabilitación de numeración
Permite dejar sin uso determinados rangos de numeración. La DIAN advierte que un rango inhabilitado no podrá volver a utilizarse.
Conocer estas diferencias es importante para evitar solicitar un nuevo rango cuando realmente corresponde realizar una habilitación.
¿Necesito una resolución de facturación si utilizo un software de facturación electrónica?
Sí, si estás obligado a utilizar numeración consecutiva, debes realizar el trámite correspondiente ante la DIAN.
El software de facturación electrónica facilita la generación, gestión y transmisión de las facturas, pero no reemplaza la autorización de numeración que corresponde gestionar ante la DIAN.
Además, para completar el proceso de facturación electrónica debes cumplir las etapas de registro y habilitación que correspondan al modo de operación seleccionado. La DIAN contempla alternativas como proveedor tecnológico, software propio y Facturación Gratuita DIAN.
Errores frecuentes al solicitar la resolución de facturación electrónica
Para evitar inconvenientes, presta atención a estos errores:
1. No actualizar el RUT
Si la información del RUT está desactualizada, puedes tener problemas durante el trámite.
2. Confundir autorización con habilitación
La autorización de numeración y la habilitación como facturador electrónico son procesos relacionados, pero no son lo mismo.
3. No asociar el rango al software
Obtener el Formato 1876 no significa que el rango ya esté configurado automáticamente en tu software.
4. No controlar la vigencia
Los rangos tienen una vigencia determinada. Si están próximos a vencer y aún tienes numeración disponible, debes revisar si corresponde solicitar su habilitación.
5. Configurar incorrectamente el prefijo
El prefijo utilizado en el software debe corresponder al autorizado por la DIAN.
¿Cuánto tiempo tarda obtener la resolución de facturación electrónica?
El trámite de autorización de numeración se realiza de manera virtual a través de los sistemas de la DIAN. El tiempo concreto puede depender de que la información registrada esté correcta y de que completes adecuadamente las etapas de solicitud y firma.
Además, después de solicitar los rangos, la DIAN indica que debe esperarse aproximadamente dos horas para realizar el procedimiento de asociación de prefijos en el sistema de facturación electrónica.
Por eso, si vas a comenzar a facturar electrónicamente, es recomendable realizar el trámite con anticipación y no esperar hasta el momento de emitir tu primera factura.
¿Qué documento entrega la DIAN?
Al finalizar correctamente el proceso, la DIAN genera la Autorización de Numeración de Facturación – Formato 1876.
Este documento permite consultar información como:
- Número de autorización.
- Prefijo.
- Rango autorizado.
- Vigencia.
- Tipo de facturación.
Es recomendable conservarlo como parte de la documentación tributaria de la empresa y verificar que la información coincida con la configuración del sistema de facturación.
Si necesitas obtener la llamada resolución de facturación electrónica ante la DIAN, recuerda que actualmente el trámite se conoce como Autorización de Numeración de Facturación.
El proceso puede resumirse en tres pasos:
1. Ingresa a la DIAN y verifica tu información.
2. Solicita y firma la autorización del rango de numeración.
3. Asocia el rango autorizado a tu software de facturación electrónica.
Además, recuerda controlar la vigencia y el consumo de tus rangos para evitar inconvenientes cuando se acerque su vencimiento.
Y si tu empresa busca simplificar la gestión de sus facturas, contar con un software de facturación electrónica integrado con tus procesos administrativos y contables puede ayudarte a reducir tareas manuales y mantener un mejor control de la operación.
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