En este artículo queremos recordar la responsabilidad que tienen la mayoría de los contribuyentes del impuesto de renta y los responsables de IVA, la cual consiste en realizar el acuse de recibo de las facturas emitidas a crédito, con el fin de que estas sean deducibles en su declaración de renta y descontables en su declaración de IVA.
A continuación te contaremos sobre los riesgos de no hacerlo y las dificultades que surgen al querer cumplir con esta obligación formal.
Recuerda lo que establece la legislación sobre este tema 👇:
«Se constituirá en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente confirme el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos, mediante mensaje electrónico remitido al emisor»
La confirmación del recibo de la factura y de los bienes y servicios se da en la práctica mediante dos acuses de recibo:
1. Acuse del recibo de la factura: es la aceptación, a través de una factura, del producto o servicio que te están ofreciendo. Por lo tanto, estás declarando estar de acuerdo con la recepción de este producto o servicio.
2. Acuse del recibo de los bienes y servicios adquiridos: confirmación por escrito de que el comprador ha recibido los bienes o servicios y está conforme con la calidad y la cantidad. Estas acusaciones se hacen por separado.
Aspectos importantes a tener en cuenta
- Tomarse este tema en serio, ya que, es muy probable que, en futuras auditorías por parte de la DIAN, le rechacen parte de sus costos y deducciones o el IVA descontable. Para la DIAN será muy sencillo encontrar a los responsables de IVA u obligados a declarar renta que no cumplieron con esta obligación; solo con hacer un cruce electrónico de su información y tener los programas de auditoría.
- Este tema de los acuses de recibo se debe abordar durante todo el año gravable 2023, ya que se hizo obligatorio desde julio de 2022.
- Los contribuyentes de renta y los responsables de IVA deben presentar estas declaraciones. Por lo general, este grupo está compuesto por personas jurídicas, así como por personas naturales que reciben rentas por honorarios y quieren imputar costos y gastos, o personas naturales que tienen actividades comerciales de compra y venta y quieren imputar costos y gastos en la declaración de renta. En estos casos, consideramos que la persona natural debe registrarse como facturador para poder realizar los acuses de recibo de las facturas que le sean emitidas a crédito, independientemente de que no esté obligado a facturar electrónicamente.
- Estos dos acuses de recibo los puedes hacer usando Libre Gestión, ya que, por medio de nuestro software, puedes enviar facturas a la DIAN.
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¿Qué dificultades se presentan?
- Un tercer acuse de recibo, que no es obligatorio para el comprador, se refiere a la aceptación expresa de la factura. Este proceso no es obligatorio porque si no se efectúa, se produce una aceptación tácita. En realidad, solo se necesitan los dos primeros recibos para deducir o que el IVA sea descontable.
- Se ha demostrado que identificar facturas de crédito no siempre es fácil, porque no todas las facturas indican que son facturas de crédito o de contado en la impresión gráfica (.Pdf) de la misma. Por lo tanto, se debe revisar el xml ya cargado en la plataforma o revisar las fechas de emisión y vencimiento para mostrar esta condición.
¿Qué consecuencias puede traer no realizar este proceso de los dos acuses de recibo?
Si no cumples con el proceso de dos acusaciones de recibo, la factura a crédito no podrá ser considerada como un gasto o una deducción, y el IVA no podrá ser deducido como un impuesto. Es importante destacar que los acuses de recibo no son algo nuevo, ya que ya están en el código de comercio hace años. Sin embargo, debido a la reciente implementación de la factura electrónica, es ahora necesario hacerlos de manera electrónica.
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Documento soporte para no obligados a facturar electrónicamente
Además de lo anterior, existe una obligación adicional para que los gastos y costos sean deducibles en la declaración de renta, y se trata del documento soporte para los no obligados a facturar. En este caso, nos referiremos a la persona natural, comprador de bienes y servicios, y que debe imputar o restar costos y gastos en su declaración de renta, una obligación que a menudo se pasa por alto.
Para finalizar nuestro objetivo con este artículo es que, si por alguna razón no estás cumpliendo con estas obligaciones, todavía tienes tiempo para ponerte al día con todas las compras a crédito realizadas en el año 2023 para que las puedas deducir en tu declaración de renta y sean descontables en tu declaración de IVA.
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Adriana Candamil
Marketing digital
Redacción creativa y creadora de contenido audiovisual. Apasionada por temas de innovación y emprendimiento.
