¿Qué es el documento soporte?

En Colombia, la gestión tributaria y contable exige que todas las operaciones comerciales estén debidamente respaldadas. En este contexto, el documento soporte se convierte en una herramienta clave, especialmente cuando se trata de compras o servicios a proveedores no obligados a facturar electrónicamente. Si tienes un negocio o eres contador, este artículo es para ti: te explicamos qué es, cuándo se utiliza, cómo se genera y su importancia en la contabilidad.

¿Qué es el documento soporte?

El documento soporte es un comprobante fiscal que respalda las adquisiciones de bienes o servicios realizados con personas o empresas no obligadas a expedir factura o documento equivalente,

Este documento permite soportar costos, deducciones e impuestos descontables en la declaración de renta o de IVA, cuando el proveedor no entrega factura electrónica.

¿Quiénes deben generar el documento soporte?

Los adquirientes y/o compradores de bienes y servicios que requieran soportar costos, deducciones e impuestos descontables en las declaraciones de renta y complementarios.

Por ejemplo, si tu empresa contrata a un prestador de servicio que no está obligado a facturar electrónicamente, debes emitir un documento soporte para documentar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.

¿Cuáles son los requisitos del documento soporte?

Según la Resolución 000167 de 2021 de la DIAN, el documento soporte debe contener:

La mención expresa “ Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar ”.
La fecha de generación.
Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
Una descripción clara de los bienes o servicios adquiridos.
Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
El valor total de la operación.
El método de pago (contado o crédito).
Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.
El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS
Si aplica, el valor del IVA , retefuente , u otros impuestos asociados.

¿Cómo se genera el documento soporte?

Desde el 1 de agosto de 2022 , la DIAN exige que muchos contribuyentes generen este documento electrónicamente a través de su sistema o mediante proveedores autorizados de facturación electrónica (software ERP o contable).

Se debe transmitir a la DIAN en tiempo real o al día siguiente de la operación.

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¿Cuál es su utilidad contable y tributaria?

El documento soporte tiene una función clave:

Usar el costo o la deducción en la declaración de renta.
2. Desmaterialización de los comprobantes fiscales.
3. Mantener actualizada la información de sus costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN.
4. Acceder a nuevos servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.

¿Qué pasa si no se genera?

No generar este documento implica que no podrás incluir ese gasto o compra en tu contabilidad fiscal , y si lo haces sin soporte válido, podrías enfrentar sanciones tributarias. Además, en auditorías, la DIAN puede rechazar esos costos o impuestos descontables.

Recomendaciones para empresas y contadores

Verifica si tu proveedor está obligado a facturar.
Genera el documento soporte inmediatamente después de la compra.
Usa software un contable como Libre Gestión para facilitar el proceso.
Almacena y respalda digitalmente los documentos generados.
Asegúrese de transmitir correctamente a la DIAN cada documento.

El documento soporte es una herramienta indispensable para mantener la legalidad y el orden fiscal cuando trabajas con proveedores no obligados a facturar. Generarlo correctamente no solo te permite deducir costos y recuperar IVA, sino que además evita sanciones. Si manejas tu contabilidad con responsabilidad, estarás un paso adelante ante cualquier revisión de la DIAN.

¿Quieres facilitar este proceso en tu empresa? Con un software contable como Libre Gestión, puedes generar tus documentos soporte electrónicos de forma rápida, sencilla y cumpliendo todas las exigencias de la DIAN.

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