A partir del 1 de mayo de 2024, un nuevo hito se marca con la entrada en vigencia del POS electrónico, reemplazando al tradicional POS físico. Este cambio implica importantes modificaciones para los comercios y negocios en el país, por lo que es fundamental comprender sus características y repercusiones.
En este artículo, nos adentraremos en los aspectos clave del nuevo POS electrónico, brindando información detallada para que comerciantes, contadores y público en general estén a la vanguardia de esta nueva normativa.
¿Qué es el POS electrónico?
El POS electrónico, también conocido como Documento Electrónico Equivalente a Factura, es un comprobante fiscal digital que reemplaza al POS físico tradicional. Su función principal es registrar y documentar las ventas realizadas en establecimientos comerciales, permitiendo a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) un mayor control y seguimiento de la actividad económica.
¿Cuáles son sus características?
El nuevo POS electrónico presenta características distintivas que lo diferencian del POS físico:
- Digital: Se emite y almacena de forma electrónica, eliminando la necesidad de facturas físicas.
- Transmisión a la DIAN: La información del POS electrónico se transmite directamente a la DIAN en tiempo real, permitiendo un control más eficiente de la facturación.
- Validez: Sirve como soporte de costos y gastos para el vendedor, pero no es título valor para el comprador.
- Obligación: Su emisión es obligatoria para todos los contribuyentes que antes emitían POS físico, a partir del 1 de mayo de 2024.
- Límite de emisión: A diferencia del POS físico que tenía un límite de 5 UVT, el POS electrónico no tiene límite de valor.
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¿Cómo funciona el POS electrónico?
El proceso de emisión es relativamente sencillo y se puede realizar a través de diferentes mecanismos:
- Software especializado: Como Libre Gestión que te ofrecen soluciones para la emisión y gestión del POS electrónico.
- Habilitación en la DIAN: Los contribuyentes deben habilitarse previamente en la DIAN para poder emitir POS electrónicos.
- Información requerida: Para emitirlo, se requiere información como la identificación del vendedor, el comprador, los productos o servicios vendidos, el valor total de la venta, entre otros datos.
- Transmisión a la DIAN: Una vez generado el POS electrónico, se debe transmitir a la DIAN en tiempo real.
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Beneficios del POS electrónico
La implementación del POS electrónico trae consigo diversos beneficios para los comercios, contadores y la DIAN:
- Mayor transparencia y control fiscal: Permite un mejor seguimiento y control de la facturación, reduciendo la evasión fiscal.
- Agilización de procesos: Simplifica y agiliza los procesos de facturación y declaración de impuestos.
- Reducción de costos: Elimina la necesidad de imprimir facturas físicas, reduciendo costos en papelería y almacenamiento.
- Mayor seguridad: Al ser un documento digital, ofrece mayor seguridad y protección contra fraudes.
- Acceso a información en tiempo real: La DIAN tiene acceso inmediato a la información de las ventas.
Obligaciones para los contribuyentes
Los contribuyentes que antes emitían POS físico ahora están obligados a emitir POS electrónico a partir del 1 de mayo de 2024. Para ello, deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Adquirir software o servicio: Contratar un proveedor de software o servicio especializado en la emisión de POS electrónicos.
- Habilitarse en la DIAN: Registrarse y habilitarse en el portal web de la DIAN para la emisión del documento electrónico.
- Cumplir con los requisitos técnicos: Contar con los equipos y sistemas informáticos necesarios para la emisión y transmisión del POS electrónico.
- Capacitar al personal: Capacitar al personal del negocio en el uso del software o servicio de emisión de POS electrónicos.
Sanciones por el incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el POS electrónico puede acarrear sanciones para los contribuyentes, como multas e intereses moratorios.
Recomendaciones para implementar el POS electrónico
Para una implementación exitosa del POS electrónico, te recomendamos:
- Mantenerse actualizado sobre las últimas disposiciones y normativas relacionadas con el POS electrónico, ya que la DIAN puede realizar modificaciones o emitir nuevas reglamentaciones.
- Busca asesoría: Consultar con un contador o asesor fiscal para obtener orientación personalizada sobre la implementación del POS electrónico en tu negocio.
- Planificar con anticipación: Iniciar la planificación con tiempo suficiente para familiarizarse con los requisitos y adquirir el software o servicio necesario.
- Capacitar al personal: Asegurar que el personal del negocio esté capacitado en el uso del software o servicio de emisión de POS electrónicos.
El nuevo POS electrónico en Colombia representa un cambio significativo en la forma en que los negocios registran y documentan sus ventas. Si bien implica una adaptación para los contribuyentes, ofrece diversos beneficios en términos de transparencia, eficiencia, control fiscal y seguridad. Es fundamental que los comercios y contadores se familiaricen con los requisitos y obligaciones para una implementación exitosa y oportuna.
Al igual que los demás documentos electrónicos existentes, para cumplir con estos requisitos, debes adquirir un Software de Facturación, por esto, queremos contarte que en Libre Gestión contamos con un Software contable y administrativo con el que podrás cumplir con toda la normatividad de la DIAN.
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Adriana Candamil
Marketing Digital
Redacción creativa y creadora de contenido audiovisual. Apasionada por temas de innovación
y emprendimiento.
