La nómina electrónica se ha convertido en una obligación clave para los empleadores en Colombia, como parte del ecosistema de facturación electrónica establecido por la DIAN. Si eres empresario, contador o responsable de la gestión del talento humano, conocer cuándo reportar la nómina electrónica es esencial para evitar sanciones y mantenerte al día con la normatividad vigente.
En este artículo te explicamos y te damos recomendaciones prácticas para cumplir con esta obligación sin contratiempos.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es un documento digital que soporta el pago de salarios y otros conceptos laborales a los empleados. Debe generarse y transmitirse mensualmente a la DIAN por parte de los sujetos obligados.
Este documento tiene dos componentes principales:
- Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
- Notas de ajuste a la nómina electrónica
Ambos deben cumplir con el estándar técnico exigido por la DIAN y deben enviarse mediante un proveedor tecnológico autorizado o mediante el servicio gratuito de la entidad.
¿Quiénes están obligados a reportar nómina electrónica?
Están obligados a generar y transmitir la nómina electrónica:
- Personas naturales o jurídicas que sean empleadores y que deduzcan los pagos por nómina como gasto en su declaración de renta.
- Entidades sin ánimo de lucro y entidades del régimen especial si tienen empleados y aplican el costo o deducción por salarios.
¿Cuándo se debe reportar la nómina electrónica en Colombia?
La nómina electrónica debe reportarse mensualmente, a más tardar dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente al pago.
📅 Ejemplo:
- Si pagaste nómina en mayo de 2025, tienes hasta el 10 de junio de 2025 para reportar la información correspondiente ante la DIAN.
Este plazo aplica tanto para el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica como para las Notas de Ajuste, si las hubiera.
¿Qué información debe incluir la nómina electrónica?
El documento de nómina electrónica debe incluir:
- Datos del empleador y del trabajador
- Fecha de generación y período reportado
- Conceptos de ingresos (salario, horas extra, auxilios, etc.)
- Conceptos de deducciones (salud, pensión, libranzas, etc.)
- Total devengado y total deducciones
- Valor neto a pagar
¿Qué pasa si no reporto la nómina electrónica a tiempo?
El incumplimiento en el reporte de la nómina electrónica puede generar:
- Sanciones económicas: según el artículo 651 del Estatuto Tributario, por no suministrar información o hacerlo con errores.
- Pérdida del derecho a deducción de los pagos laborales en la declaración de renta.
- Problemas para la validación de otros documentos electrónicos como la facturación electrónica o los documentos soporte.
Recomendaciones para cumplir con el reporte mensual
- Establece recordatorios mensuales antes del día 10.
- Utiliza un software de nómina electrónico como Libre Gestión que automatice el proceso y garantice el cumplimiento de los requisitos de la DIAN.
- Verifica los datos de tus empleados antes de transmitir.
- Guarda el acuse de recibo y validación por parte de la DIAN como soporte documental.
Preguntas frecuentes sobre la fecha de reporte de nómina electrónica
¿Se puede reportar antes del día 10?
Sí, incluso es recomendable hacerlo en los primeros días del mes siguiente para corregir a tiempo cualquier error.
¿Qué pasa si tengo empleados nuevos?
Debes incluirlos en la nómina electrónica del mes en el que se realizó el primer pago o abono.
¿Debo reportar la nómina electrónica si no tuve pagos ese mes?
Si no realizaste pagos de nómina en un mes determinado, no estás obligado a enviar el documento soporte. Sin embargo, asegúrate de documentar la razón de la omisión en tus registros contables.
Cumplir con los plazos para reportar la nómina electrónica no solo te evita sanciones, sino que te permite mantener la trazabilidad de tus obligaciones laborales y tributarias. Usa herramientas que automaticen el proceso, como el módulo de nómina electrónica de Libre Gestión, y mantente al día con la DIAN.
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Equipo Libre Gestión
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