La Resolución 165 de 2023, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia, introduce un nuevo marco para la facturación electrónica en el país. Esta normativa establece el Anexo 1.0 Documentos Equivalentes como un componente fundamental para la emisión de comprobantes electrónicos distintos a la factura electrónica.
En este artículo, nos adentraremos en el Anexo 1.0 Documentos Equivalentes, explorando su alcance, requisitos técnicos, y las obligaciones tributarias de las empresas colombianas.
¿Qué es el documento equivalente electrónico?
Un documento equivalente electrónico es un comprobante fiscal digital que se utiliza para respaldar operaciones comerciales que no pueden ser emitidas mediante una factura electrónica tradicional. Estos documentos electrónicos tienen el mismo valor legal y fiscal que las facturas electrónicas y deben cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Alcance del anexo 1.0 documentos equivalentes
El Anexo 1.0 documentos equivalentes define los lineamientos para la expedición electrónica de comprobantes distintos a la factura electrónica, incluyendo:
- Tiquete de máquina registradora con sistema POS: Emitido para operaciones de bajo valor y ventas al por menor.
- Comprobante de liquidación de operaciones: Utilizado por la Bolsa de Valores de Colombia.
- Documento de operaciones de bolsa agropecuaria y de otros commodities: Para transacciones en mercados agrícolas y de materias primas.
- Boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas y otros espectáculos públicos: Para el acceso a eventos culturales y de entretenimiento.
- Extracto: Para operaciones de venta de bienes y servicios a crédito.
- Tiquete de transporte aéreo de pasajeros: Para viajes aéreos nacionales e internacionales.
- Comprobante de juegos localizados: Para apuestas en juegos de azar.
- Boleta de juegos de azar: Para la participación en juegos de suerte y azar.
- Comprobante de peaje: Para el pago de peajes en vías públicas.
- Otros documentos equivalentes: Definidos por la DIAN en el futuro.
Teniendo en cuenta lo anterior, debes tener en cuenta que antes y después de que el Decreto 442 de marzo 29 de 2023 modifica el artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016, se contempla la posibilidad de que la Dian solicite que los 12 «documentos equivalentes a factura» tales como el tiquete POS, las boletas de cine, las boletas de espectáculos, los peajes, etc. se convirtieran en «documentos equivalentes electrónicos». Esto implica que la información de estos documentos también deberá ser transferida electrónicamente a la Dian y esto es precisamente lo que la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 establecerá.
A continuación, se presenta un resumen detallado de las modificaciones introducidas por la DIAN en los artículos 16 a 24, 60 a 62, 68 a 70 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023:
1. Cambio obligatorio por el nuevo documento equivalente electrónico
Las empresas colombianas que emitían anteriormente documentos equivalentes en papel están ahora obligadas a migrar al nuevo formato de Documento Equivalente Electrónico. Este cambio significativo forma parte de los esfuerzos continuos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para modernizar y agilizar el sistema tributario del país.
2. Notas de ajuste en los documentos equivalentes electrónicos
Los documentos equivalentes electrónicos pueden ser anulados mediante las nuevas notas de ajuste del documento equivalente electrónico, tal y como se detalla en el artículo 22 de la Resolución 000165 de 2023. Cabe destacar que todos estos documentos, así como sus notas de ajuste, deben tener un código CUDE.
Para el tiquete POS, se requiere que la numeración esté autorizada por la Dian antes de su uso, como se especifica en el numeral 4 del artículo 19 y en el artículo 42 de la Resolución 000165 de 2023. En caso de que en la fecha de implementación aún se encuentren números aprobados que no se alcanzaron a usar, será necesario solicitar una nueva aprobación de numeración para la emisión de facturas electrónicas.
3. Requisitos generales de los documentos equivalentes electrónicos
Una vez implementado el documento equivalente electrónico por parte de la DIAN, aquellos que se encuentren obligados a facturar y hayan optado por expedir cualquiera de los documentos equivalentes mencionados en el artículo 15 de la Resolución 000165 de 2023, serán obligados a sustituirlos por:
El documento equivalente electrónico que cumpla con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas comunes y particulares en función de la naturaleza de la operación, o con una factura electrónica de venta.
📌 Tenga presente que: Los documentos equivalentes electrónicos otorgan al comprador la posibilidad de obtener impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, así como también a los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementos.
1. Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S
En el caso del documento equivalente electrónico de máquina registradora con sistema P.O.S., se requiere la identificación del nombre o razón social y el número de identificación del adquiriente. Además, quien expida este documento equivalente podrá llevarlo a cabo sin importar el valor de la operación.
Se deberá especificar la cantidad, unidad de medida, y descripción específica, así como códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
Asimismo, aquellos que opten por utilizar el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S., deben emplear desarrollos tecnológicos que garanticen:
- Se requiere la programación, control y ejecución de las funciones necesarias para el punto de venta.
- La identificación de los bienes o servicios se realiza mediante la identificación del departamento correspondiente y la tarifa correspondiente al impuesto sobre las ventas y el impuesto nacional al consumo correspondientes a cada bien o servicio.
- La agrupación de bienes y/o servicios puede ser distinta a la de departamentos, no obstante, la forma de agrupación que haya seleccionado el individuo responsable deberá ser identificada en el servidor del punto de venta o en la terminal de venta, según el caso.
- El artículo exhibido al público debe ser identificado mediante un código de barras o otro tipo de identificación interna.
2. Boleta de ingreso a cine
El documento equivalente electrónico debe incluir el número o nombre de la sala de exhibición y las sillas totales que la conforman, así como la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición y el nombre de la función o película que se presentará.
3. Tiquete de transporte de pasajeros
Se deberá especificar la descripción específica del servicio prestado, especificando el modo de transporte o tipo de operación, el número de identificación del vehículo y el medio de transporte, empresa de transporte a la que se encuentra afiliado, lugar de origen y lugar de destino.
4. Extracto
Deberá indicar la descripción específica del servicio prestado.
5. Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros
Deberá indicar la descripción específica o genérica del bien y/o prestación del servicio.
6. Documento en juegos localizados
- El número de instrumentos de juego y la discriminación e identificación de cada una de ellas.
- En caso de que el establecimiento sea virtual, es necesario proporcionar la dirección de internet y IP.
- El importe de la base o deposito en dinero y el valor de lo pagado en cada una de las maquinas o juego, cuando se aplique;
- El valor diario por cada instrumento de juego y la diferenciación e identificación de cada una de las máquinas o juego;
- Los impuestos sobre las ventas -IVA. En el último documento, resumen en juegos localizados – relación diaria de control de ventas del periodo que se declara, se presenta el resumen en juegos localizados – relación diaria de control de ventas del periodo que se declara.
- Se debe identificar el nombre y identificación del Serial de la máquina utilizada en los juegos localizados, tales como tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos y casinos y similares. Asimismo, se debe detallar el valor de los impuestos del orden nacional que se hayan efectuado en la operación del juego.
7. Boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados
El mismo deberá especificar los requisitos siguientes:
- Es importante señalar si se trata de una boleta, una fracción o un formulario.
- Tener la fecha que deberá corresponder al día en que se llevaron a cabo las operaciones.
- Se requiere contar con el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT) del individuo obligado. Establecer el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que permita participar en el juego.
8. Documento expedido para el cobro de peajes
Es necesario señalar la descripción específica o genérica de bienes o servicios y la categoría a la que pertenece el vehículo por el cual se realiza el pago de la tarifa de peaje.
9. Comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores
Se deberá especificar la descripción específica o genérica de bienes o servicios, el valor de las comisiones a favor de la Bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
10. Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities
Deberá indicar el valor de las comisiones a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
11. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios
Es necesario proporcionar una descripción precisa o específica de bienes o servicios, incluyendo los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
12. Boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos
Es necesario señalar:
- La descripción específica o genérica de bienes o servicios;
- El código único del evento – Código PULEP del evento.
- El nombre del evento, la sala, el escenario, el puesto y/o localidad asignados se debe identificar con la palabra «cortesía» al aplicar.
- Se requiere incorporar el número y valor de la boleta o instrumento que permite la participación en el espectáculo público.
🧐 Conoce más: Nuevo POS electrónico: Aspectos clave que debes conocer.
4. Cambios del documento equivalente electrónico como soporte de costo o gasto
El documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora POS«, podrá usarse como soporte fiscal para deducir costos o gastos, así como para tomar valores por IVA descontable. No obstante, resulta crucial que los datos completos del comprador se incluyan, tal como se indica en el artículo 16 de la Resolución 000165 de 2023.
5. ¿Quiénes están obligados a expedir factura de venta y/o documentos equivalentes?
El artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016 establece la obligación general de expedir factura o documento equivalente para todas las ventas de bienes y servicios realizadas, aplica tanto a transacciones nacionales como extranjeras.
Están obligados a facturar o emitir documentos equivalentes:
- Responsables de IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Individuos o entidades que superan el umbral de ingresos anuales establecido por la DIAN para el IVA.
- Responsables del impuesto al consumo: Individuos o entidades que desarrollan actividades relacionadas con la producción, importación o comercialización de bienes sujetos al impuesto al consumo.
- Otros contribuyentes: Incluye individuos o entidades que no son responsables de IVA ni del impuesto al consumo, pero que realizan actividades gravadas con otros impuestos administrados por la DIAN.
¿Quiénes no están obligados?
- Los bancos, las entidades financieras y las copañias de financiamiento.
- Las entidades cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados en relación a las operaciones financieras llevadas a cabo por tales entidades.
- Las personas naturales que se refieren a los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan todas las condiciones establecidas en la disposición mencionada, como no responsables del impuesto sobre las ventas – IVA.
- Las personas naturales que se refieren al artículo 512 – 13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan con todas las condiciones establecidas en la disposición mencionada, para ser no responsables del impuesto nacional del consumo.
- Las empresas jurídicas o naturales que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
- Las personas naturales que están vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, así como los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de esas actividades.
- Las personas naturales que únicamente comercializan bienes excluidos o prestan servicios no tributados con el impuesto sobre las ventas – IVA, que hubieran obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año previo o en el presente año, menores de tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario UVT. En el ámbito monetario, no se incluyen los ingresos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones o ganancias ocasionales.
- Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, por la prestación de los servicios electrónicos o digitales, no tienen residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
- Las Juntas de Acción Comunal, en caso de no requerir la devolución o compensación de los salarios a favor en el impuesto sobre las ventas -IVA.
Obligaciones de los sujetos obligados
Las personas juridicas o naturales que se encuentren obligadas a facturar electrónicamente también deben cumplir con las disposiciones del Anexo 1.0 Documentos Equivalentes. Esto implica:
- Adoptar un sistema de facturación electrónica que permita la generación y transmisión de documentos equivalentes.
- Cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la DIAN.
- Transmitir los documentos equivalentes a la DIAN en los plazos establecidos.
- Conservar los documentos electrónicos durante el período legal.
Consecuencias de no facturar
El incumplimiento en la expedición de facturas o documentos equivalentes puede acarrear sanciones significativas para el contribuyente:
- Multas: La DIAN puede imponer multas a los contribuyentes que no emitan facturas o documentos equivalentes.
- Liquidaciones de impuestos: La DIAN puede realizar liquidaciones de impuestos adicionales a los contribuyentes que no facturen.
- Aprehensión de mercancías: La DIAN puede incautar mercancía que se esté vendiendo sin la emisión de una factura o documento equivalente.
El Anexo 1.0 Documentos Equivalentes representa un avance significativo en la modernización del sistema de facturación electrónica en Colombia. La adopción de este nuevo marco permitirá a las empresas mejorar su eficiencia, transparencia y cumplimiento tributario.
Es importante que las empresas colombianas obligadas se familiaricen con los requisitos del Anexo 1.0 e implementen las medidas necesarias para cumplir con la normativa de manera oportuna.
Al igual que los demás documentos electrónicos existentes, para cumplir con estos requisitos, debes adquirir un Software de Facturación, por esto, queremos contarte que en Libre Gestión contamos con un Software contable y administrativo con el que podrás cumplir con toda la normatividad de la DIAN.
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Adriana Candamil
Marketing Digital
Redacción creativa y creadora de contenido audiovisual. Apasionada por temas de innovación
y emprendimiento.
