La DIAN ha desarrollado diferentes herramientas para facilitar y garantizar la correcta emisión de la Factura Electrónica en Colombia. Una de ellas es el Servicio de consulta para completar la información de adquirientes, un mecanismo que permite a empresas y software contables verificar y complementar los datos del comprador antes de emitir una factura, nota crédito o nota débito.
En este artículo te explico qué es, para qué sirve y cómo funciona este servicio que ayuda a evitar errores y rechazos al momento de facturar.
¿Qué es este servicio?
El Servicio de Consulta para Completar la Información de Adquirientes es una herramienta de la DIAN que permite validar o completar los datos del comprador (adquiriente) al momento de emitir una Factura Electrónica, Nota Débito o Nota Crédito.
Su función principal es verificar y complementar información tributaria del adquiriente utilizando los datos oficiales registrados en la DIAN, mejorando la calidad del documento y evitando rechazos.
¿Para qué sirve este servicio?
Este servicio es clave para garantizar la validez de la información tributaria del adquiriente. Entre sus principales beneficios se encuentran:
- Confirmar nombre o razón social del adquiriente directamente desde la DIAN.
- Validar si el NIT está activo y corresponde a un contribuyente registrado.
- Completar datos faltantes como dirección, municipio, responsabilidades o tipo de contribuyente.
- Evitar rechazos en la validación previa de la factura electrónica.
- Ahorrar tiempo al crear nuevos clientes en el software de facturación.
Para los emisores de factura electrónica y los proveedores tecnológicos, es un recurso indispensable
¿Quiénes pueden usar este servicio?
Pueden usarlo:
- Empresas emisoras de Factura Electrónica.
- Software propio o proveedor tecnológico autorizado (PT).
- Desarrolladores que integran servicios DIAN en plataformas contables y administrativas.
📌 Nota: No es una consulta pública; requiere autenticación técnica con los mecanismos de la DIAN.
Datos requeridos para usar el servicio
El servicio necesita como mínimo el NIT del adquiriente.
Información enviada en la solicitud:
- Tipo de documento (31 para NIT, 13 para CC, etc.).
- Número de identificación.
- Código del país (para adquirientes extranjeros).
- Datos del emisor para autenticación técnica.
Datos que devuelve el servicio
Con base en la información registrada en la DIAN, la respuesta puede incluir:
- Tipo de contribuyente
- Nombre o Razón Social
- Estado del RUT
- Responsabilidades tributarias
- Obligaciones
- Dirección
- Municipio / Departamento
- Información de IVA (responsable o no responsable)
- Nombre del representante legal (en algunos casos)
¿Cómo funciona el proceso de consulta?
El flujo es sencillo y totalmente automático:
- Ingresas el NIT del cliente en tu sistema contable o facturador.
- El software envía una consulta al servicio de la DIAN.
- La DIAN válida la información y responde con los datos del adquiriente.
- El sistema completa automáticamente los campos del cliente.
- Finalmente, generas la factura con información correcta y validada.
💡 Esto ocurre en milisegundos, sin necesidad de buscar manualmente el RUT del cliente.
Ventajas para las empresas y contadores
Implementar este servicio en tu sistema contable asegura:
- Menos errores al emitir facturas.
- Información del cliente siempre actualizada.
- Mayor rapidez al registrar nuevos adquirientes.
- Cumplimiento normativo con la DIAN.
- Mejor trazabilidad y respaldo contable.
Para los contadores y administrativos, significa menos devoluciones y correcciones de documentos electrónicos.
Buenas prácticas al utilizar este servicio
Para aprovecharlo al máximo:
- Consulta siempre el NIT al registrar un nuevo cliente.
- Si un cliente actualiza su RUT, realiza nuevamente la consulta.
- Guarda de manera segura la información retornada.
- Maneja adecuadamente los códigos de error.
- Utiliza conexiones seguras (HTTPS, certificados digitales vigentes).
Requisitos técnicos
- Certificado digital válido.
- Token o clave de acceso al servicio DIAN.
- Cumplir con parámetros de seguridad exigidos por la DIAN.
- Manejo adecuado de logs y auditorías.
Preguntas frecuentes
Sí, el NIT es suficiente en la mayoría de los casos.
No. Solo complementa la información, pero el RUT sigue siendo la fuente oficial.
Solo si están registrados en el sistema DIAN.
No. Es gratuito, pero requiere integración técnica.
EEl Servicio de consulta para completar la información de adquirientes de la DIAN se ha convertido en una herramienta indispensable para empresas, contadores y plataformas de facturación. Permite validar y completar datos del cliente en tiempo real, reduce errores y facilita el cumplimiento normativo en la Factura Electrónica.
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