¿Necesitas registrar ingresos por anticipos o servicios no facturados en tu empresa? En este artículo te explicamos cómo crear una cuenta de cobro en Libre Gestión, una funcionalidad clave del software contable para mantener el control de tus ingresos.
Aprenderás el paso a paso detallado, cuándo usar esta herramienta y cómo sacarle el máximo provecho para llevar una contabilidad ordenada y eficiente.
¿Qué es una cuenta de cobro en Libre Gestión?
Una cuenta de cobro es un documento que permite registrar ingresos por conceptos distintos a una factura electrónica, como anticipos de clientes, abonos a futuro o servicios informales.
En Libre Gestión, este registro se hace a través de un recibo de caja por otros conceptos y se encuentra en el módulo de ventas e ingresos. Es ideal para controlar pagos recibidos antes de emitir una factura o cuando se trata de ingresos no facturables.
¿Cuándo usar una cuenta de cobro?
Puedes usarla en situaciones como:
- Cuando un cliente realiza un anticipo por un servicio.
- Si cobras un valor sin necesidad de generar factura electrónica (por ejemplo, arriendos informales, ingresos ocasionales).
- Cuando necesitas dejar constancia contable del ingreso, pero aún no emites factura.
🔎 Importante: Esta opción no sustituye la facturación electrónica. Solo es válida para ingresos no facturables o anticipos.
aso a paso para crear una cuenta de cobro en Libre Gestión
Sigue estos pasos para crear tu cuenta de cobro desde el sistema:
1. Ingresa al módulo de ventas
Ve al menú principal y haz clic en:
Ventas → Ingresos → Recibo cuenta de cobro, luego selecciona el botón Nuevo.
2. Completa los datos básicos
- Banco: elige desde qué cuenta bancaria ingresó el dinero (efectivo, cheque o transferencia).
- Cliente: selecciona el cliente que realizó el pago.
- Tipo de ingreso: marca la opción «Otros ingresos y anticipos» si se trata de un pago no facturable o un anticipo.
3. Registra el valor recibido
En los campos de ingreso, digita el monto exacto (sin puntos ni comas) en la casilla correspondiente:
- Efectivo
- Cheque
- Transferencia
Puedes dejar en blanco los medios de pago que no apliquen.
4. Asigna las cuentas contables (si aplica)
Si tienes habilitada la contabilidad integrada, asigna manualmente las cuentas contables a las que se debe registrar el ingreso.
🧾 Por ejemplo: cuenta 1305 (Clientes) o 4195 (Ingresos varios).
5. Agrega observaciones
Incluye cualquier comentario necesario en el campo de observaciones. Esto es útil si necesitas justificar el motivo del ingreso.
6. Guarda el recibo
Una vez completada toda la información, haz clic en el botón Guardar. El sistema generará automáticamente el número de recibo y quedará registrado en tu historial.
🧐 Conoce más: Paso a paso para crear una cuenta de cobro en Libre Gestión.
Beneficios de usar esta función en Libre Gestión
- 🧩 Flexibilidad: puedes registrar ingresos que no requieren factura electrónica.
- 📊 Mejor control contable: los anticipos se reflejan correctamente en el sistema.
- 🗂️ Soporte documental: cada ingreso queda respaldado con un comprobante descargable.
- 🔄 Integración contable: si activas contabilidad, los movimientos quedan registrados automáticamente.
Buenas prácticas al crear una cuenta de cobro
- Verifica que el cliente esté correctamente registrado en el sistema.
- No confundas cuenta de cobro con factura electrónica.
- Siempre especifica el motivo del ingreso en las observaciones.
- Si es un anticipo, luego puedes asociarlo a la factura correspondiente.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir una cuenta de cobro como reemplazo de una factura?
No. La cuenta de cobro no tiene validez tributaria como la factura electrónica. Es un comprobante interno.
¿Qué diferencia hay entre una cuenta de cobro y una factura?
La factura tiene validez fiscal y debe ser reportada a la DIAN. La cuenta de cobro es un registro de ingreso previo o paralelo, sin obligaciones tributarias inmediatas.
¿Puedo asociar una cuenta de cobro a una factura después?
Sí. En Libre Gestión puedes cruzar el anticipo registrado con la factura cuando se emita.
Crear una cuenta de cobro en Libre Gestión es una herramienta clave para llevar un mejor control de ingresos no facturables y anticipos. Sigue este procedimiento para registrar correctamente tus movimientos y mantener tus finanzas organizadas.
¿Aún no usas Libre Gestión?
Y descubre cómo Libre Gestión puede ayudarte a cotizar, facturar y registrar correctamente tus movimientos en tu negocio.
Equipo Libre Gestión
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