Llevar la contabilidad de un negocio desde cero puede parecer abrumador, especialmente si no tienes formación financiera. Sin embargo, una gestión contable organizada es clave para el éxito y la sostenibilidad de cualquier emprendimiento. En este artículo te enseñamos, paso a paso, cómo empezar con la contabilidad de tu negocio, qué herramientas puedes usar y qué obligaciones debes cumplir en Colombia.
¿Por qué es importante llevar una contabilidad desde el inicio?
La contabilidad no solo es un requisito legal, también es una herramienta de gestión. Te permite conocer el estado financiero de tu negocio, tomar decisiones estratégicas, cumplir con tus obligaciones tributarias y acceder a financiación o inversionistas.
Beneficios de llevar una buena contabilidad:
- Conocer tus ingresos y egresos reales.
- Identificar productos o servicios más rentables.
- Cumplir con las obligaciones fiscales y evitar sanciones.
- Tenga orden en su documentación y soportes.
- Mejorar tu flujo de caja y planificación financiera.
Pasos para llevar la contabilidad desde cero
Paso 1: Definir el tipo de persona jurídica o natural
Antes de empezar con la contabilidad, debes saber si operarás como persona natural o constituirás una persona jurídica (por ejemplo, una SAS).
Diferencias clave:
| Persona Natural | Persona Jurídica (SAS, LTDA, etc.) |
|---|---|
| Tú y tu negocio son lo mismo legalmente. | Es una entidad independiente a ti. |
| Tributas en tu declaración de renta personal. | La empresa declara renta aparte. |
| Menos trámites iniciales. | Más obligaciones contables. |
💡Tip LG: Si apenas comienzas, puedes operar como persona natural con responsabilidad simplificada y luego formalizarte como persona jurídica.
Paso 2: Regístrate ante la DIAN y obtén tu RUT
Toda actividad económica en Colombia requiere inscripción ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) .
Debes obtener:
- RUT (Registro Único Tributario)
- Resolución de facturación electrónica (si vende bienes o servicios gravados)
- Firma electrónica
- Clasificación como régimen simple, común o régimen simple de tributación (RST)
📌 ¿Ya sabes qué actividad económica vas a declarar?
Consulta el código CIIU que corresponde a tu actividad principal.
Paso 3: Abre una cuenta bancaria exclusiva para tu negocio
No mezcles tus finanzas personales con las del negocio. Esto te permitirá:
- Lleva un control real de tus ingresos y gastos.
- Facilitar la conciliación bancaria.
- Ser más organizado para efectos fiscales.
Algunas entidades bancarias ofrecen cuentas empresariales sin cuota de manejo para nuevos emprendedores.
Paso 4: Elige un sistema compatible o software adecuado
Puedes llevar tu contabilidad de forma manual, en Excel o utilizar un software contable como Libre Gestión, que te permite:
- Registrar facturas de venta y compra.
- Automatizar libros contables.
- Generar informes financieros.
- Cumplir con la nómina electrónica y la facturación ante la DIAN.
🧐Consejo: Invertir desde el inicio en un buen sistema contable te ahorrará errores y sanciones a futuro.
Paso 5: Crea un plan de cuentas
El plan de cuentas es la estructura que usarás para clasificar tus operaciones. Incluye activos, pasivos, ingresos, costos, gastos y patrimonio.
Ejemplo de plan de cuentas básico:
- 1105 – Caja
- 1305 – Clientes
- 2205 – Proveedores
- 4105 – Ingresos operacionales
- 5105 – Gastos operativos
Un buen software ya trae un plan de cuentas preestablecido adaptado a las NIIF para pymes.
Paso 6: Registra todas tus transacciones
Toda entrada o salida de dinero debe registrarse y estar soportada por un documento legal válido:
- Factura de venta (electrónica si es obligatoria)
- Cuenta de cobro (para personas no obligadas a facturar)
- Recibos de caja
- Comprobantes de egreso
- Notas de crédito o débito
Lleva un libro diario donde registra cada movimiento en orden cronológico.
Paso 7: Cumple con tus obligaciones tributarias
En Colombia, los negocios deben declarar y pagar impuestos según su actividad económica y régimen tributario. Los principales impuestos a tener en cuenta:
| Impuesto | Periodicidad | Aplica si… |
| IVA | Bimestral o cuatrimestral | Vendes, bienes o servicios gravados |
| Renta | Anual | Todas las empresas o personas con ingresos altos |
| Retención en la fuente | Mensual | Si pagas salarios o servicios a terceros |
| Industria y comercio (ICA) | Bimestral, anual o cuatrimestral | Si vendes en municipios específicos |
Consulta el calendario tributario 2025 y tu alcaldía para no perder fechas clave.
Paso 8: Lleva control de tus cuentas por cobrar y pagar
Muchas empresas fracasan por falta de control en su flujo de caja, no por falta de ventas. Para evitarlo:
- Crea un sistema de seguimiento de facturas pendientes.
- Definir políticas de crédito y cobro.
- Lleva registro de cuentas por pagar con fechas de vencimiento.
Paso 9: Haz cierres mensuales y conciliaciones bancarias
Cada mes, revisa tu contabilidad y realiza:
- Conciliaciones bancarias: compara lo registrado en tu libro de caja con el extracto bancario.
- Cierres mensuales: revisa ingresos, costos, inventarios, gastos, etc.
- Informe de resultados: utilidad o pérdida mensual.
Esto te permite ajustar errores a tiempo y tener claridad sobre la salud financiera de tu negocio.
Paso 10: Consulta a un contador cuando sea necesario
Aunque hoy existen herramientas que facilitan llevar la contabilidad, siempre es recomendable contar con el respaldo de un contador público para:
- Revisar tus declaraciones.
- Validar el cumplimiento normativo.
- Acompañarte en el cierre fiscal y contable anual.
Recursos recomendados
- DIAN – Portal oficial
- Libre Gestión – Software contable para pymes
- Cámara de Comercio de tu ciudad
- Calendario tributario.
Llevar la contabilidad de un negocio desde cero no es imposible, pero sí requiere organización, disciplina y conocimiento básico de tus obligaciones. Con las herramientas adecuadas y un sistema confiable, puedes construir una base sólida para el crecimiento de tu empresa.
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