La retención en la fuente por salarios es una obligación tributaria fundamental para todas las empresas y empleadores en Colombia. En 2026, conocer cómo funciona este mecanismo, cuáles son los umbrales de aplicación, cómo se calcula correctamente y cómo planificarlo dentro de la gestión de nómina es clave para evitar sanciones y optimizar el flujo de efectivo empresarial.
¿Qué es la retención en la fuente por salarios?
La retención en la fuente por salarios es un anticipo del impuesto sobre la renta que un empleador debe practicar al pagar los salarios a sus trabajadores. En lugar de que el trabajador pague el impuesto al final del año, la empresa actúa como agente retenedor y descuenta una parte de cada salario para consignarlo directamente ante la DIAN.
Este mecanismo no constituye un impuesto adicional, sino una forma de recaudo anticipado, que ayuda a garantizar que los ingresos de las personas naturales sean gravados de forma progresiva conforme a las normas tributarias vigentes.
¿Cuándo aplica la retención en la fuente por salarios en 2026?
Para que un salario esté sujeto a retención en la fuente en 2026, la base gravable mensual depurada del trabajador debe superar un umbral establecido en UVT (Unidades de Valor Tributario).
- Valor de la UVT 2026: $52.374 COP.
- Umbral para aplicar retención: 95 UVT, lo que equivale aproximadamente a $4.976.000 COP mensuales.
Esto significa que si, después de realizar los ajustes y deducciones correspondientes, el salario neto del empleado está por debajo de ese monto, no se practicará retención en la fuente.
¿Cómo se define la base gravable?
Antes de aplicar la retención, es indispensable depurar la nómina correctamente para determinar la base gravable. Esto implica restar varios rubros que la ley considera como ingresos no constitutivos de renta o rentas exentas, tales como:
- Aportes obligatorios a salud y pensión.
- Aportes voluntarios a pensión.
- Deducciones legales permitidas (intereses de vivienda, medicina prepagada).
- Rentas exentas incluyendo la renta laboral del 25%.
Cumplir con este proceso no solo asegura un cálculo justo y ajustado a la normativa, sino que también puede reducir el monto retenido mes a mes.
Rentas exentas en la depuración de la base gravable
Uno de los puntos más relevantes en la retención en la fuente por salarios es la correcta aplicación de las rentas exentas y el límite global del 40%, ya que una depuración inadecuada puede generar retenciones excesivas o contingencias fiscales para el empleador.
¿Qué son las rentas exentas laborales?
Las rentas exentas son ingresos que, aunque provienen de una relación laboral, la ley permite restar antes de calcular la retención. Entre las más comunes se encuentran:
- La renta exenta del 25% sobre el ingreso laboral, después de restar ingresos no constitutivos de renta. Esta exención está limitada a 790 UVT anuales ($41.375.000 en 2026).
- Aportes voluntarios a fondos de pensiones los cuales no pueden exceder el 30% del ingreso laboral del trabajador y están limitados a un máximo de 3.800 UVT anuales ($199.021.000 en 2026).
- Límite global del 40%.
Estas figuras buscan incentivar el ahorro y aliviar la carga tributaria del trabajador, pero su aplicación está sujeta a límites.
El límite global del 40%: regla clave en 2026
El artículo 336 del Estatuto Tributario establece que la suma total de:
- Rentas exentas
- Deducciones imputables a rentas laborales incluyendo el 25% sobre el ingreso laboral.
no puede exceder el 40% del ingreso neto, después de restar los ingresos no constitutivos de renta (como salud y pensión obligatoria).
Además, existe un tope máximo anual en UVT (que se liquida proporcionalmente de manera mensual en la nómina), este valor máximo a descontar tiene un límite absoluto en dinero equivalente a 1.340 UVT anuales ($70.181.000 para el año 2026).
¿Cómo funciona en la práctica?
El procedimiento correcto de depuración sería:
- Ingreso laboral bruto mensual.
- (-) Aportes obligatorios a salud y pensión.
- (=) Ingreso neto.
- Aplicar rentas exentas y deducciones.
- Verificar que el total no supere el 40% del ingreso neto.
- El resultado será la base gravable para aplicar la tabla del artículo 383.
Si las rentas exentas y deducciones superan ese 40%, el excedente no podrá restarse y deberá reincorporarse a la base gravable.
¿Cómo se calcula la retención en la fuente por salarios?
Una vez que se tiene la base gravable, el procedimiento de cálculo es el siguiente:
- Convertir la base gravable en pesos a UVT: Base en UVT = Base en pesos ÷ Valor UVT 2026
- Ubicar el rango en la tabla progresiva del artículo 383 del Estatuto Tributario:
La retención se calcula sobre el excedente de UVT que supere las 95 UVT y se grava con tarifas que aumentan según tramos. - Aplicar la tarifa correspondiente:
Por ejemplo, si la base gravable en UVT se ubica entre 95 y 150 UVT, se aplica la tarifa del 19% solo sobre el exceso de 95 UVT. - Convertir la retención de UVT a pesos: Retención total (COP) = Retención en UVT × Valor UVT Este será el monto descontado al trabajador y consignado a la DIAN.
Ejemplo simplificado
Supongamos:
- Salario mensual: $8.000.000
- Aportes obligatorios: $640.000
- Ingreso neto: $7.360.000
El 40% del ingreso neto sería:
$7.360.000 × 40% = $2.944.000
Si el trabajador tiene:
- Renta exenta 25%
- Medicina prepagada
- Intereses de vivienda
Y el total suma $3.500.000, solo podrá imputar $2.944.000.
El excedente ($556.000) deberá sumarse nuevamente para determinar la base sujeta a retención.
Implicaciones para tu empresa
La retención en la fuente por salarios impacta directamente en el flujo de caja y la gestión de nómina de toda empresa. Un cálculo incorrecto puede derivar en:
- Sanciones por presentación extemporánea o errónea.
- Intereses moratorios por pagos tardíos.
- Problemas de conciliación con empleados y proveedores.
Además, es obligatorio entregar a cada trabajador el certificado de retención en la fuente antes de finalizar marzo del año siguiente, para que puedan usarlo como respaldo en su declaración de renta.
Consejos prácticos
✔ Implementa un sistema automatizado de cálculo de retenciones: reduce errores en la nómina mes a mes.
✔ Capacita a tu equipo de contabilidad: asegurar que la depuración de nómina se haga con rigor legal evita sanciones innecesarias.
✔ Mantente actualizado con la DIAN: las reglas y valores de la UVT pueden cambiar anualmente.
La retención en la fuente por salarios 2026 es una pieza clave de la gestión tributaria en Colombia. Entender cuándo aplicar la retención, cómo depurar nómina correctamente y cómo calcularla con precisión no solo cumple con la ley, sino que también protege tu caja y tu relación con los empleados.
Empresas bien organizadas integran este proceso dentro de sus rutinas contables y aprovechan herramientas que automatizan el cálculo y generan reportes que facilitan la presentación y el cumplimiento ante la DIAN.
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