Pagos que no constituyen salario: Una guía completa

En el ámbito laboral colombiano, es fundamental comprender la distinción entre los pagos que no constituyen salario y aquellos que sí. Esta diferenciación tiene implicaciones significativas en materia de seguridad social, parafiscales, y tributación, tanto para el empleador como para el trabajador.

Por esta razón, a continuación queremos ofrecerles una guía completa sobre los pagos que no constituyen salarios en Colombia:

Tampoco serán salario, los auxilios habituales u ocasionales, habitación o vestuario, primas o vacaciones extralegales(más de los 15 días obligatorios), regalos, etc. siempre y en todos los casos que el empleado y empleador lo hayan acordado previamente.

¿Qué establece la ley?

El Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo define el salario como:

«toda remuneración, cualquiera que sea su naturaleza, modalidad o forma de pago, que debe el empleador al trabajador por el trabajo que este realiza a su servicio».

Sin embargo, el Artículo 128 del Código Sustantivo de Trabajo (CST) establece que los pagos que no constituyen salario son aquellos que no forman parte de la base para el cálculo de las prestaciones sociales, aportes parafiscales y seguridad social.

«No constituyen salarios las sumas que ocasionalmente y por mera libertad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria […]Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de Navidad.»

¿Cuáles son los pagos que no constituyen salario?

Según el Artículo 128 del Código Sustantivo de Trabajo (CST) establece que no constituyen salario las siguientes prestaciones:

Las primas extralegales: Aquellas que se pagan por mera liberalidad del empleador, sin estar contempladas en la ley, en el contrato de trabajo o en convenciones colectivas. Ejemplos: primas de Navidad, bonificaciones por utilidades, auxilio de transporte.
Los viáticos permanentes: De acuerdo con el Artículo 130 del CST, los viáticos solo constituyen salario si están destinados a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento, de lo contrario no serán constitutivos de salario. Es importante especificar el valor a cada uno de los conceptos una vez sean pagados. Así mismo, los viáticos accidentales (aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente) no constituyen salario en ningún caso. Por lo general, los viáticos nunca constituyen salario, a excepción del caso en que se paguen permanentemente al trabajador como gastos de representación y transporte.
Las ayudas para alimentación: Subsidios entregados al trabajador para cubrir sus necesidades alimenticias.
Los gastos de representación: Sumas destinadas a cubrir los gastos que el trabajador debe realizar en representación del empleador, como viajes, comidas, y eventos.
Las herramientas y útiles de trabajo: Elementos entregados al trabajador para el desarrollo de sus labores.
Los servicios médicos y asistenciales: Prestaciones de salud y bienestar ofrecidas al trabajador y a su familia.
Las indemnizaciones: Pagos realizados al trabajador en caso de terminación del contrato de trabajo, como la indemnización por despido injustificado.
Las prestaciones sociales: Auxilio de cesantía, pensión de jubilación, y subsidio familiar.
Las propinas: Por otro lado, el Artículo 131 del CST establece que, las propinas que recibe el trabajador no constituyen salario, estas no pueden ser percibidas, por parte del empleador, como retribución del servicio prestado. Tal como en el caso de los restaurantes, en el cual la propina es un “regalo” que da un cliente al mesero, por lo cual es ilegal que el restaurante se apropie de dicho “regalo” para luego dárselo al trabajador en calidad de salario.

¿Cómo diferenciar los pagos no salariales?

Para determinar si un pago constituye o no salario, es necesario analizar los siguientes aspectos:

Ocasionalidad o permanencia: Los pagos no salariales suelen ser ocasionales o esporádicos, mientras que el salario es una remuneración permanente.
Liberalidad del empleador: Los pagos no salariales son otorgados por mera voluntad del empleador, no como contraprestación por el trabajo realizado.
Finalidad: Los pagos no salariales buscan cubrir gastos específicos o incentivar al trabajador, mientras que el salario busca remunerar su labor.

¿Cuáles son las implicaciones de esta diferenciación?

La distinción entre pagos salariales y no salariales tiene importantes consecuencias:

Seguridad social: Los pagos no salariales no generan cotizaciones a seguridad social, ni dan derecho a prestaciones como salud, pensión, y riesgos laborales.
Parafiscales: Los pagos no salariales no están sujetos a parafiscales, como el Sena y el ICBF.
Tributación: Los pagos no salariales no se consideran ingresos gravables para el trabajador, ni deducibles para el empleador.

Recomendaciones para contadores y empleadores

Es fundamental que contadores y empleadores estén familiarizados con la normativa vigente sobre pagos no salariales para evitar errores en la nómina, la liquidación de parafiscales, y la declaración de impuestos.

A continuación, algunas recomendaciones:

Revisar cuidadosamente la legislación: Mantenerse actualizado sobre las disposiciones legales y jurisprudenciales relacionadas con los pagos no salariales.
Documentar adecuadamente los pagos: Conservar registros claros y precisos de los pagos no salariales, especificando su naturaleza, finalidad, y beneficiario.
Asesorarse con un experto: En caso de dudas o situaciones complejas, consultar con un contador o abogado especializado en derecho laboral.

La comprensión precisa de los pagos que no constituyen salarios es crucial para el correcto manejo de la nómina y las obligaciones fiscales y parafiscales en Colombia. Contadores y empleadores deben estar atentos a la normativa vigente y adoptar prácticas adecuadas para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento de sus obligaciones.

Te invitamos a conocer nuestro software contable y administrativo, Libre Gestión. Es una herramienta totalmente en línea, confiable e intuitiva, diseñada para ayudarte a cumplir con tus obligaciones. Contamos con un equipo de soporte altamente calificado disponible en todo momento para ayudarte.

Conoce nuestro plan Starter ¡completamente gratis!

CREA TU CUENTA