El adecuado registro de horas extra es fundamental para cumplir con la legislación laboral en Colombia y evitar sanciones. De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.1.2 del Decreto 1072 de 2015, Los empleadores que permiten o autorizan el trabajo adicional deben mantener un registro minucioso de cada empleado que labore horas extra. Este registro no solo sirve como apoyo durante las inspecciones laborales, sino que también contribuye a evitar disputas o reclamaciones por parte de los trabajadores. En este artículo, te explicamos cómo hacerlo correctamente y qué aspectos debes tener en cuenta.
1. ¿Qué dice la normativa sobre las horas extra?
El Decreto 1072 de 2015 establece que los empleadores deben registrar el tiempo de trabajo de sus empleados, incluyendo las horas extra. Estas corresponden a las horas laboradas fuera de la jornada ordinaria y deben ser pagadas con recargos adicionales según el horario en que se realicen:
- Horas extra diurnas: 25% adicional sobre el valor de la hora ordinaria.
- Horas extra nocturnas: 75% adicional sobre el valor de la hora ordinaria.
- Horas extra en domingos y festivos: 100% adicional sobre el valor de la hora ordinaria, sumado al recargo dominical o festivo.
🧐 Lee tambien: Valores mínimos de horas extras y recargos nocturnos en 2025.
2. Importancia del registro de horas extra
El registro de horas extra es una exigencia legal para todos los empleadores que ordenen laborar más allá de la jornada ordinaria. Su finalidad es garantizar el pago justo de las horas extra y prevenir posibles conflictos laborales. Algunos beneficios del registro adecuado incluyen:
- Cumplimiento de la normativa laboral.
- Reducción del riesgo de demandas por parte de los trabajadores.
- Transparencia en la gestión del tiempo laboral.
3. ¿Qué información se debe registrar?
Según el artículo 2.2.1.2.1.2 del Decreto 1072 de 2015, el registro de horas extra debe realizarse diariamente y por duplicado, asegurando que tanto el empleador como el trabajador tengan una copia firmada. Este documento debe contener la siguiente información:
- Nombre, edad y sexo del trabajador.
- Actividad desarrollada.
- Número de horas laboradas.
- Indicación de si son diurnas o nocturnas.
- Liquidación: cálculo del pago adicional correspondiente a las horas extra, conforme a los porcentajes legales.
4. ¿Cómo llevar un registro adecuado de horas extra?
Para garantizar el cumplimiento legal y evitar sanciones, sigue estos pasos:
a) Implementar herramientas digitales
Herramientas como Libre Gestión te ayudaran a llevar un control del registro de cada empleado y un correcto almacenamiento.
b) Usar un formato estandarizado
Que incluya todos los datos exigidos por la norma.
c) Diligenciarlo diariamente y por duplicado
Diligenciarlo diariamente, con duplicado, entregando una copia firmada al trabajador y asegurando que el empleador o su representante firme el documento.
d)Asegura la firma o aprobación del trabajador
Es fundamental que los empleados firmen o confirmen sus registros de horas extra para evitar inconvenientes futuros. Esto también sirve como respaldo legal ante posibles auditorías.
5. Consecuencias de no llevar un registro adecuado
El incumplimiento en el registro de horas extra puede generar:
- Multas impuestas por el Ministerio del Trabajo.
- Reclamaciones y demandas laborales.
- Pagos retroactivos con intereses por parte del empleador.
- Revocación de la autorización para trabajo suplementario
Llevar un registro adecuado de horas extra en Colombia no solo es una obligación legal, sino una buena práctica para evitar sanciones y garantizar una relación laboral justa. Implementar un sistema de control efectivo y cumplir con la normativa del Decreto 1072 de 2015 te ayudará a mantener la transparencia en la gestión del tiempo de trabajo y evitar problemas legales en el futuro.
Si aún no has implementado la nómina electrónica de manera óptima, este es el momento de actuar. Recuerda que herramientas como Libre Gestión pueden simplificar este proceso y brindarte el control que necesitas.
¿Quieres simplificar la implementación de la nómina electrónica en tu empresa? Contáctanos hoy para obtener asesoría y garantiza el cumplimiento con la DIAN.
Equipo Libre Gestión
Marketing Digital
¡Gracias por leernos! Te invitamos a seguirnos en nuestras redes sociales
