El cumplimiento de las obligaciones tributarias en Colombia exige cada vez mayor precisión, especialmente en temas relacionados con nómina electrónica, costos y deducciones en el impuesto sobre la renta. Uno de los puntos que más dudas ha generado entre empresarios, contadores y responsables de nómina es el tratamiento fiscal de los contratos de aprendizaje, particularmente aquellos vinculados al SENA.
Ante esta incertidumbre, la DIAN emitió el Concepto 17232 de 2025, en el cual aclara de manera expresa si el Documento Soporte de Nómina Electrónica (DSNE) puede utilizarse como respaldo de costos y deducciones en renta por los pagos realizados a aprendices.
En este artículo encontrarás una guía completa y actualizada, donde analizamos el alcance del concepto, su impacto tributario y las recomendaciones prácticas para cumplir correctamente con la normativa y evitar riesgos fiscales.
¿Qué es el Documento Soporte de Nómina Electrónica (DSNE)?
El Documento Soporte de Nómina Electrónica (DSNE) es un comprobante electrónico obligatorio que deben generar los empleadores para reportar a la DIAN todos los pagos derivados de relaciones laborales o similares. Su objetivo principal es servir como soporte fiscal para:
- Costos
- Deducciones
- Impuestos descontables
Desde la implementación de la nómina electrónica, la DIAN ha establecido que sin DSNE válido no existe soporte tributario, lo que significa que cualquier pago no reportado correctamente puede ser rechazado en una fiscalización.
El DSNE incluye información como:
- Identificación del empleador
- Identificación del trabajador o beneficiario
- Valores pagados
- Periodo de pago
- Fecha de generación y transmisión
¿Por qué la nómina electrónica es clave para el impuesto sobre la renta?
La nómina electrónica no es solo una obligación formal. Para la DIAN, es el mecanismo oficial de validación de los pagos relacionados con personal, independientemente de la naturaleza del vínculo.
Esto implica que:
- La contabilidad por sí sola no es suficiente
- Los soportes físicos ya no tienen el mismo peso probatorio
- El DSNE se convierte en el documento central para la aceptación de costos y deducciones
Por esta razón, cualquier error u omisión en la nómina electrónica puede tener un impacto directo en el valor del impuesto sobre la renta.
¿Qué es un contrato de aprendizaje y cómo funciona?
El contrato de aprendizaje es una figura especial regulada por la legislación colombiana, utilizada principalmente para la formación práctica de estudiantes, en especial aprendices del SENA.
Sus principales características son:
- No constituye un contrato laboral
- No genera salario, sino un apoyo de sostenimiento
- Tiene una finalidad formativa
- Está sujeto a una duración determinada
Precisamente por no ser un contrato laboral, muchas empresas asumieron que los pagos realizados bajo esta modalidad no debían reportarse mediante nómina electrónica, lo que generó múltiples interpretaciones y riesgos tributarios.
La duda tributaria: ¿los pagos a aprendices son deducibles?
Durante años, empresarios y contadores se preguntaron:
- ¿Los pagos a aprendices pueden ser considerados costos o deducciones?
- ¿Qué documento respalda estos pagos ante la DIAN?
- ¿Es obligatorio emitir nómina electrónica para contratos de aprendizaje?
La falta de una postura clara llevó a prácticas inconsistentes que, en muchos casos, derivaron en rechazos de costos en procesos de fiscalización.
Concepto DIAN 17232 de 2025: aclaración oficial
Con el Concepto 17232 de 2025, la DIAN resolvió esta incertidumbre y fijó un criterio claro y vinculante.
¿Qué establece la DIAN?
La DIAN concluye que:
- El Documento Soporte de Nómina Electrónica (DSNE) es válido como respaldo de costos y deducciones en renta
- Esto aplica a los pagos derivados de contratos de aprendizaje
- La validez se mantiene aunque el contrato no sea de naturaleza laboral
En consecuencia, la DIAN reconoce que los pagos realizados a aprendices están sujetos a la obligación de nómina electrónica, siempre que cumplan los supuestos normativos.
¿Por qué el DSNE aplica a contratos no laborales?
Uno de los puntos más relevantes del concepto es que la DIAN no limita la nómina electrónica exclusivamente a contratos laborales.
La entidad entiende que:
- Existen relaciones económicas similares a la laboral
- Estas generan pagos periódicos
- Dichos pagos tienen impacto fiscal
Por lo tanto, cuando un pago debe ser reportado a través de nómina electrónica, el DSNE se convierte en el soporte válido, independientemente del tipo de contrato.
Importancia del Concepto DIAN 17232 de 2025 para las empresas
Este concepto tiene un impacto directo en la gestión tributaria de las empresas que vinculan aprendices.
1. Seguridad jurídica
Brinda claridad normativa y reduce interpretaciones erróneas.
2. Protección tributaria
Permite sustentar costos y deducciones ante una revisión de la DIAN.
3. Planeación fiscal
Facilita una correcta estimación del impuesto sobre la renta.
Requisitos para que el DSNE sea aceptado como soporte fiscal
Para que el Documento Soporte de Nómina Electrónica sea válido, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Generarse conforme a la normativa vigente
- Transmitirse oportunamente a la DIAN
- Contener información completa y veraz
- Corresponder a pagos efectivamente realizados
Un DSNE incompleto, extemporáneo o no transmitido pierde validez tributaria.
👉 Te puede interesar: Calendario de nómina electrónica 2026: fechas máximas de transmisión a la DIAN.
Consecuencias de no emitir nómina electrónica para aprendices
El incumplimiento de esta obligación puede generar:
- Rechazo de costos y deducciones
- Incremento del impuesto a pagar
- Ajustes en procesos de fiscalización
- Sanciones por inexactitud o incumplimiento formal
Por eso, el Concepto 17232 de 2025 debe entenderse como una alerta preventiva para las empresas.
Buenas prácticas para cumplir con la DIAN
Si tu empresa tiene contratos de aprendizaje, te recomendamos:
- Revisar si estás obligado a emitir nómina electrónica
- Incluir a los aprendices correctamente en el sistema
- Verificar la transmisión oportuna del DSNE
- Conservar los soportes electrónicos
- Utilizar un software confiable y actualizado
El Concepto DIAN 17232 de 2025 marca un antes y un después en el tratamiento fiscal de los contratos de aprendizaje. La DIAN aclara que el Documento Soporte de Nómina Electrónica (DSNE) sí es válido como respaldo de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, siempre que se emita correctamente.
Para empresarios y contadores, este concepto no solo representa una obligación, sino una oportunidad para fortalecer la seguridad tributaria y evitar contingencias futuras.
Cumplir con la nómina electrónica ya no es opcional: es una pieza clave en la gestión fiscal moderna de las empresas colombianas.
¿Cómo ayuda Libre Gestion en la nómina electrónica?
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Además, el sistema se mantiene actualizado conforme a los cambios normativos, garantizando tranquilidad y cumplimiento.
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