Guía para resolver errores en el envío de facturas electrónicas

Durante el proceso de reporte de facturas electrónicas a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), es posible encontrarse con errores que obstaculizan el envío adecuado de las facturas. Estos errores indican que la entidad no ha recibido la factura, requiriendo correcciones antes de realizar un nuevo reporte.

En este artículo, te proporcionamos una guía detallada sobre cómo corregir algunos de los errores más frecuentes que surgen al enviar facturas electrónicas desde el Software Libre Gestión.

1. Error en el reporte de factura sync: fecha de emisión anterior a la actual

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAD09e, Rechaz Valida que fecha de generación de la factura sea igual a la fecha de firma

Este inconveniente surge porque la DIAN establece que, desde el primero de mayo del año 2024 ya no aceptará facturación con fecha diferente a la del día actual si a la factura se le han hecho cambios. Si guardas una factura y no la reportas a la DIAN de forma inmediata, y luego continúas y al día siguiente le realizas cambios y guardas de nuevo para luego reportar, la DIAN la rechazará. Para solucionarlo, es necesario acceder al detalle de la factura y ajustar la fecha de emisión. Asegúrate de establecer la fecha actual para que el sistema permita realizar el envío. Una vez realizada esta corrección, guarda la factura y procede a reportarla nuevamente a la DIAN.

2. Error en el reporte de factura sync: código del municipio diferente al del departamento

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl CDG01, Rechaz El código del departamento no coincide con el del municipio. 

Este mensaje indica que el código de la ciudad no se ha cargado adecuadamente durante la creación del cliente. Para corregir este error, sigue estos pasos:

1. Ingresa al perfil del cliente afectado.
2. Verifica y valida que los códigos DANE de ciudad y departamento estén ingresados correctamente. En caso de discrepancia, corrige los códigos correspondientes.

Es importante destacar que el código de la ciudad siempre incluirá al inicio el código del departamento. Por ejemplo, el código de Medellín es 001, y el de Antioquia es 05. Siguiendo esta lógica, el código en el sistema para la ciudad de Medellín debería ser 05001.

3. Error en el reporte de factura sync: campo descuento vacío

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FBE01, Rechaz No fue informado el conjunto de elemento ChargeIndicator, MultiplierFactorNumeric, Amount y BaseAmount.

Este error surge cuando el campo de descuento relacionado a la línea del producto en la factura se encuentra vacío. Es esencial que, incluso si no se aplica ningún descuento a los productos facturados, el campo contenga un 0 para que la factura sea válida y pueda ser reportada correctamente ante la DIAN.

Para corregir este inconveniente, sigue estos pasos:

1. Ingresa a la factura afectada.
2. Coloca el valor ‘0’ en el campo de descuento.
3. Guarda los cambios.
4. Posteriormente, procede a reportar la factura a la DIAN.

Al realizar estas acciones, el error debería corregirse y la factura podrá ser reportada sin problemas.

4. Error en el reporte de factura sync: nombre o razón social no reportada

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAK20, Rechaz Nombre o razón social no informado.

Este error surge cuando el cliente o receptor asociado a la factura no ha completado el campo de razón social, el cual es obligatorio según las normativas de la DIAN. En caso de que el cliente esté registrado como persona natural en su RUT, se debe ingresar su nombre completo.

Para corregir este inconveniente, sigue estos pasos:

1. Accede al perfil del cliente.
2. Completa la información requerida en el campo de razón social.
3. Guarda los cambios en el perfil del cliente.
4. Posteriormente, guarda la factura.
5. Por último, realiza el reporte correspondiente a la DIAN.

5. Error en el reporte de factura sync: conteo de líneas no informado

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAD16, Rechaz LineCountNumeric : diferente del número de ocurrencias del grupo /Invoice/caInvoiceLine. 

Este error ocurre cuando un campo interno del documento no carga la información de manera adecuada. Para resolverlo, sigue estos pasos:

1. Ingresa a la factura afectada.
2. Modifica el valor en el campo cantidad de alguno de los productos facturados.
3. Presiona ‘Enter’.
4. Restablece la cantidad correcta.
5. Guarda los cambios en la factura.
6. Posteriormente, realiza el reporte correspondiente a la DIAN.

Este proceso permite recalcular correctamente el valor del campo conteo de líneas y solucionar el inconveniente.»

6. Error en el reporte de factura sync: fecha de pago de factura vacía

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAN04, Rechaz Venta a crédito sin información de fecha en la cual ese comprometió el pago.

Este error se produce al crear una factura con pago a crédito, pero no se informa la fecha de vencimiento o la fecha en la que el cliente realizará el pago. Para corregirlo, sigue estos pasos:

1. Ingresa a la factura afectada.
2. Completa el campo de fecha de vencimiento con la fecha correspondiente.
3. Guarda la factura.
4. Realiza el reporte a la DIAN.

En caso de que la factura no deba ser establecida como crédito, puedes seleccionar la opción de pago al contado, guardar los cambios y proceder con el reporte a la DIAN.

7. Error en el reporte de factura sync: responsabilidad tributaria del receptor no informada

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl DAK26, Rechaz La responsabilidad informada para el receptor, no es válida según «Lista».

La Resolución No. 000012, fechada el 09 de febrero de 2021, detalla las responsabilidades tributarias y sus códigos correspondientes, que deben aplicarse a los clientes según la información de su RUT. Los códigos establecidos son los siguientes:

• O‐13: Gran contribuyente
• O‐15: Autor-retenedor
• O‐23: Agente de retención IVA
• O‐47: Régimen simple de tributación 
• R‐99‐PN: No aplica – Otros *

Para corregir el error en el envío de la factura, asegúrate de ingresar al perfil del cliente asociado a la factura y verifica que el campo responsabilidad esté debidamente diligenciado con una de las responsabilidades de la tabla y su respectivo código.

8. Error en el reporte de factura sync: responsabilidad tributaria del emisor no informada

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl DAJ26, Rechaz Responsabilidad informada por emisor no válido según lista. 

Durante la creación de un usuario en el software, es posible que surja un error si el código establecido para la responsabilidad tributaria, según el anexo técnico de la DIAN, no se carga correctamente.

Para corregir este problema, sigue estos pasos:

1. Ingresa al perfil del emisor electrónico relacionado con la factura.
2. Asegúrate de que los campos responsabilidad y codigoR estén debidamente diligenciados con su código correspondiente.

9. Error en el reporte de factura sync: código DANE de la ciudad no informado

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAK09, Rechaz Este código no corresponde a un valor válido de la lista.

Durante la creación de un usuario, al ingresar la información en el campo ciudad, es posible que el sistema no cargue automáticamente el departamento correspondiente a esa ciudad o municipio, lo que puede ocasionar la ausencia de los códigos DANE asociados.

Para corregir este error, es necesario ingresar al cliente relacionado en la factura y verificar que los campos ciudad y departamento estén debidamente diligenciados, incluyendo sus códigos respectivos:

10. Error en el reporte de factura sync: documento procesado anteriormente

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl 90, Rechaz Documento procesado anteriormente.

Cuando te encuentres con este error, es fundamental que te pongas en contacto con nuestro equipo de soporte técnico. Ellos te proporcionarán la solución necesaria para realizar el envío correcto de la factura a la DIAN.

11. Error en el reporte de factura sync: código DANE del departamento no informado

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAK32, Rechaz Este código no corresponde a un valor válido de la lista.

Durante la creación de un cliente en el software, es posible que al completar la ciudad correspondiente, el campo departamento y su código DANE no se llenen automáticamente de manera precisa y confiable. Para corregir esto, ingresa al cliente relacionado en la factura y verifica que el campo «Cod dep» esté correctamente diligenciado:

• Si no está diligenciado, elimina el municipio y vuelve a completarlo.
• Si el error persiste, comunícate con nuestro equipo de soporte para obtener asistencia.

12. Error en el reporte de factura sync: envío a persona natural o jurídica

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAK02, Rechaz Receptor debe ser persona natural o jurídica (caAccountingCustomerParty/cbAdditionalAccountID).

Al crear un cliente, es esencial seleccionar el tipo de contribuyente de acuerdo con la información proporcionada en su RUT. En el software, se presentan las opciones establecidas por la Resolución No. 000012 del anexo técnico de la DIAN, emitida el 09 de febrero de 2021. Asegúrate de elegir la opción correcta para garantizar la clasificación adecuada del cliente. Para ello, ingresa al cliente relacionado en la factura y verifica que el campo tipo contribuyente esté correctamente diligenciado.

13. Error en el reporte de factura sync: ciudad y departamento del cliente no reportado

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAK28, Rechaz No se encuentra el grupo RegistrationAddress.

Accede al perfil del cliente asociado a la factura y verifica que los campos ciudad y departamento estén debidamente completados, incluyendo sus códigos DANE respectivos.

14. Error en el reporte de factura sync: valor unitario del producto no informado

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl DAU02, Rechaz Error al validar regla Valida que el Valor Bruto antes de tributos tiene que ser la suma de los valores de las líneas de la factura que contienen el valor comercial: Cannot convert string «» to double.

Durante el proceso de registrar una venta electrónica de un producto, el sistema automatiza la carga de ciertos datos, como el valor unitario, siempre y cuando haya sido previamente registrado en el documento del producto. Sin embargo, en algunas ocasiones, este valor puede no cargarse correctamente o no diligenciarse adecuadamente. Para asegurar la generación correcta de la factura, es esencial acceder al documento y verificar que el campo valor unitario esté debidamente completado. Es importante señalar que no se permite ingresar un valor de 0 ni dejar el campo vacío.

15. Error en el reporte de factura sync: documento de identidad del receptor no informado

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAK21, Rechaz ID de adquiriente no Informado.

Durante el proceso de creación de un cliente, es fundamental registrar de manera precisa su documento de identificación, como el NIT o la cédula. En algunas ocasiones, puede haber errores al introducir puntos, comas o guiones, lo que podría ocasionar problemas al enviar y validar la factura electrónica ante la DIAN. Para garantizar la correcta generación de la factura, es esencial revisar el perfil del cliente asociado y verificar que el campo número de documento esté diligenciado de manera exacta. Evita ingresar manualmente el dígito de verificación, ya que el software se encargará de calcularlo y digitalizarlo automáticamente.

16. Error en el reporte de factura sync: Campo descuento global con valores incorrectos

Reportar factura Sync FALLIDO Documento con errores en campos mandatorios. – Validación contiene errores en campos mandatorios. – – Regl FAQ06, Rechaz Porcentaje que aplica superior al 100%

Este error se genera cuando en el campo descuento global se ingresan valores en pesos. En este solo se aceptan porcentajes (del 0 al 100). Si el campo está vacío también genera el error. Si no lleva descuento global el valor del campo debe ser 0. En este caso ingresa a la factura electrónica, dirígete al campo descuento global, corrige el número, guarda y reporta a la DIAN.